Трехэтапный рабочий процесс предназначен для отслеживания статуса элемента списка через три этапа (состояния). С помощью такого рабочего процесса можно управлять бизнес-процессами, при которых организации требуется отслеживать большое количество вопросов или элементов, например вопросы клиентов в службу технической поддержки, потенциальных покупателей и задачи проекта.

Как работает трехэтапный рабочий процесс?

Настройка списка для использования трехэтапного рабочего процесса

Добавление трехэтапного рабочего процесса в список

Запуск трехэтапного рабочего процесса над элементом

Выполнение задачи рабочего процесса в трехэтапном рабочем процессе

Как работает трехэтапный рабочий процесс?

Трехэтапные рабочие процессы используются для поддержки бизнес-процессов, для выполнения которых организации необходимо отслеживать статус вопроса или элемента через три этапа и два перехода между этапами. С каждым переходом от этапа к этапу рабочим процессом назначается задача для пользователя, о чем отправляется оповещение по электронной почте. После выполнения задачи рабочий процесс обновляет статус элемента и переходит к следующему этапу. Трехэтапный рабочий процесс предназначен для работы с шаблоном списка Отслеживание вопросов, но его также можно использовать для работы с любым списком, который содержит столбец Выбор с тремя и более значениями. Значения в столбце Выбор являются этапами, которые отслеживает рабочий процесс.

Трехэтапный рабочий процесс можно применять для управления бизнес-процессами, требующими от организации отслеживания большого количества вопросов или элементов, таких как вопросы клиентов в службу технической поддержки, отслеживание потенциальных клиентов или задач проекта. Например, сотрудники небольшой компании по организации мероприятий могут использовать список отслеживания вопросов и пользовательский трехэтапный рабочий процесс для управления многочисленными задачами, относящимися к планируемому мероприятию. Трехэтапный рабочий процесс отслеживает три этапа выполнения задач по планированию мероприятия: Активно, Готово к проверке и Завершено. Все задачи по подготовке конкретного мероприятия вносятся в список отслеживания вопросов, созданный для данного мероприятия и помеченный как Активно. Координатор мероприятия назначает отдельные задачи участникам команды и запускает для этих задач трехэтапный процесс, чтобы начать работу над каждой задачей мероприятия.

При запуске рабочий процесс создает задачу для назначенного сотрудника. Получив задачу, участник команды выполняет работу, необходимую для завершения задачи. Необязательно, чтобы работа находилась в списке или на узле, на котором располагается список отслеживания вопросов. Например, получив задачу рабочего процесса по разработке плана обслуживания банкета, участник команды обращается в компанию по организации банкетов и разрабатывает план совместно с ней. После разработки чернового варианта плана обслуживания банкета он делает отметку о выполнении задачи рабочего процесса. В этот момент в списке отслеживания вопросов статус задачи по планированию мероприятия изменяется с Активно на Готово к проверке и создается вторая задача для координатора мероприятия по проверке плана организации банкета. После проверки и утверждения этого плана координатор мероприятия помечает свою задачу рабочего процесса как выполненную, а состояние задачи изменяется с Готово к проверке на Завершено.

 Примечание.    Участник рабочего процесса может завершить задачу рабочего процесса в трехэтапном рабочем процессе двумя способами. Он может изменять задачу рабочего процесса, делая отметку о ее выполнении, или изменять статус элемента рабочего процесса в списке (при наличии разрешения на изменение этого списка). Если участник команды вручную обновляет статус элемента рабочего процесса в списке, задача рабочего процесса завершена. Если он изменяет задачу рабочего процесса, делая отметку о ее выполнении, статус элемента рабочего процесса изменяется на Завершено.

В этом примере действия трехэтапного рабочего процесса выполняются в соответствии с этим процессом.

Настройка списка для использования трехэтапного рабочего процесса

Перед началом работы с трехэтапным рабочим процессом необходимо настроить список на использование рабочего процесса. В списке должны содержаться все элементы, которые будут отслеживаться или управляться с помощью рабочего процесса. Для работы с трехэтапным рабочим процессом разработан шаблон списка Отслеживание вопросов, но можно также создавать настраиваемые списки. При создании настраиваемого списка для использования с трехэтапным рабочим процессом необходимо убедиться, что в списке содержится по крайней мере один столбец Выбор с тремя и более значениями выбора. Во время настройки трехэтапного рабочего процесса на использование списка необходимо указать столбец Выбор, в котором содержатся значения состояния, отслеживаемые данным рабочим процессом.

Создание списка отслеживания вопросов для использования с трехэтапным рабочим процессом

По умолчанию трехэтапный рабочий процесс можно использовать с любым списком, созданным на основе шаблона списка Отслеживание вопросов.

1. Щелкните Просмотреть все содержимое узла и затем щелкните Создать на странице «Все содержимое узла».

   Совет.  В большинстве случаев можно использовать меню Действия узла вместо того, чтобы завершать этого шаг.

2. В группе Отслеживание выберите вариант Отслеживание вопросов.
3. В поле Имя введите имя списка. Имя списка задавать обязательно.

   Имя отображается в верхней части страницы списка, становится частью веб-адреса страницы списка и отображается в элементах перехода, помогающих пользователям найти и открыть список.

4. В поле Описание введите текст, описывающий цель создания списка. Описание задавать не обязательно.
5. Чтобы добавить ссылку на этот список на панель быстрого запуска, щелкните Да в разделе Переходы.
6. Нажмите кнопку Создать.

Создание настраиваемого списка для трехэтапного рабочего процесса

Если нужно создать настраиваемый список для трехэтапного рабочего процесса, необходимо добавить по крайней мере один столбец Выбор, содержащий значения состояния, отслеживаемые данным рабочим процессом.

1. Щелкните Просмотреть все содержимое узла и затем щелкните Создать на странице «Все содержимое узла».

   Совет.  В большинстве случаев можно использовать меню Действия узла вместо того, чтобы завершать этого шаг.

2. В группе Настраиваемые списки выберите пункт Настраиваемый список.
3. В поле Имя введите имя списка. Имя списка задавать обязательно.

   Имя отображается в верхней части страницы списка, становится частью веб-адреса страницы списка и отображается в элементах перехода, помогающих пользователям найти и открыть список.

4. В поле Описание введите текст, описывающий цель создания списка. Описание задавать не обязательно.
5. Чтобы добавить ссылку на этот список на панель быстрого запуска, щелкните Да в разделе Переходы.
6. Нажмите кнопку Создать.

Индивидуальная настройка настраиваемого списка для трехэтапного рабочего процесса

1. Если ваш список еще не открыт, щелкните его имя на панели быстрого запуска.

   Если имя вашего списка не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашего списка.

2. В меню Параметры выберите команду Параметры списка.
3. В разделе Столбцы нажмите кнопку Создать столбец.
4. В разделе Имя и тип в поле Имя столбца введите имя столбца, в котором будут указаны значения состояний для рабочего процесса.
5. В группе Тип информации в этом столбце выберите Выбор (меню)
6. В разделе Дополнительные параметры столбца в поле Описание введите описание столбца (необязательно).
7. В группе Требовать, чтобы этот столбец обязательно содержал данные выберите значение Да.
8. В поле списка Введите варианты выбора (каждый - в отдельной строке) введите не менее трех значений выбора для данного столбца.

   Эти значения будут являться состояниями рабочего процесса.

9. В группе Способ предоставления вариантов выберите Открывающееся меню или Переключатели.
10. В группе Разрешить пользователям добавлять варианты выберите значение Нет.
11. Укажите, следует ли использовать особое значение по умолчанию только для данного столбца или необходимо добавить его к представлению по умолчанию всего списка.
12. Щелкните ОК.

Добавление трехэтапного рабочего процесса в список

Перед использованием трехэтапного рабочего процесса с элементами списка необходимо добавить его в список. При добавлении трехэтапного рабочего процесса в список необходимо указать столбец списка, содержащий значения состояния, которые будут отслеживаться рабочим процессом. Необходимо также указать, что должно происходить на каждом этапе рабочего процесса. Например, можно указать пользователей, которым будут назначаться задачи, а также подробности оповещений по электронной почте для получателей задач.

Для добавления рабочего процесса в список необходимо иметь разрешение на управление списками.

1. Откройте список, в который необходимо добавить трехэтапный рабочий процесс.
2. В меню Параметры выберите команду Параметры списка или выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.

   Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.

3. В группе Разрешения и управление щелкните Настройки рабочего процесса.

    Примечание.    Если рабочий процесс уже был добавлен в список, библиотеку или содержимое, этот шаг приведет на страницу «Изменение параметров рабочих процессов», и для перехода на страницу «Добавление рабочего процесса» необходимо будет щелкнуть ссылку Добавить рабочий процесс. Если ни один рабочий процесс еще не был добавлен в этот список, библиотеку или содержимое, то следующий шаг приведет на страницу «Добавление рабочего процесса».

4. На странице «Изменение параметров рабочих процессов» щелкните ссылку Добавить рабочий процесс.
5. На странице «Добавление рабочего процесса» в разделе Рабочий процесс выберите Три этапа в группе Выбор шаблона рабочего процесса.
6. В разделе Имя введите уникальное имя рабочего процесса.
7. В разделе Список задач укажите список задач для данного рабочего процесса.

    Примечания 

   • Можно использовать список Задачи по умолчанию или создать собственный. При использовании списка Задачи по умолчанию участники рабочего процесса смогут легко находить и просматривать свои задачи рабочего процесса с помощью представления Мои задачи списка Задачи.
   • Создайте новый список задач, если задачи этого рабочего процесса отображают личные и конфиденциальные сведения, которые должны храниться отдельно от общего списка Задачи.
   • Создайте новый список задач, если в организации выполняется множество рабочих процессов или если рабочие процессы включают большое количество задач. В этом случае может понадобиться создание списка задач для каждого рабочего процесса.

8. В разделе Журнал выберите журнал событий для данного рабочего процесса. Журнал событий отображает все события, происходившие с каждым экземпляром рабочего процесса.

    Примечание.    Можно использовать Журнал по умолчанию, а можно создать собственный. Если в организации выполняется множество рабочих процессов, может понадобиться создать отдельный журнал для каждого рабочего процесса.

9. В разделе Параметры начала выполните одно из следующих действий.
   • Если нужно разрешить запуск рабочего процесса вручную, установите флажок Пользователь с разрешением на изменение элементов может запускать этот рабочий процесс вручную. Если для запуска рабочего процесса необходимы дополнительные разрешения, установите флажок Для запуска рабочего процесса требовать наличия разрешения на управление списками.
   • Если нужно разрешить автоматический запуск рабочего процесса после создания новых элементов, установите флажок Начинать рабочий процесс при создании нового элемента.
10. Нажмите кнопку Далее.
11. В разделе Состояния рабочего процесса в группе Выбрать поле «Выбор (меню)» выберите в списке значений те, которые должны использоваться в качестве состояний в данном рабочем процессе, выберите столбец Выбор, а затем — значения столбца для состояний Исходное состояние, Промежуточное состояние и Окончательное состояние данного рабочего процесса.
12. В двух разделах Укажите, что должно произойти при инициации рабочего процесса (параметры для первой задачи рабочего процесса) и Укажите, что должно произойти при изменении состояния рабочего процесса до промежуточного (параметры для второй задачи рабочего процесса) определите следующие сведения.

    Сведения о задаче

    Название задачи	Введите любые сведения, которые необходимо включить в название задачи. Если установлен флажок Включить поле списка, сведения «Названия» для элемента списка добавятся в пользовательское сообщение.
    Описание задачи:	Введите любые сведения, которые необходимо включить в описание задачи. Если установлен флажок Включить поле списка, сведения «Названия» для этого элемента добавятся в пользовательское сообщение. Если установлен флажок Вставить ссылку на элемент списка, в описание добавится ссылка на элемент списка.
    Срок окончания задачи:	Если необходимо указать дату окончания задачи, установите флажок Включить поле списка, а затем выделите в списке столбец даты, содержащий нужную дату окончания задачи.
    Задача назначена:	Для назначения задачи исполнителю, указанному в списке, установите флажок Включить поле списка, а затем выделите в списке столбец, в котором содержатся необходимые сведения о пользователе. При запуске рабочего процесса первая задача назначается участнику команды, имя которого отображается в этом столбце для элемента рабочего процесса. Для назначения указанному исполнителю или группе данной задачи во всех экземплярах рабочего процесса выберите Спектр, а затем введите или выберите имя исполнителя или группы, которым нужно назначить задачу.

    Сведения сообщения электронной почты

    Установите флажок Отправить сообщение электронной почты, если нужно отправить участникам рабочего процесса оповещения по электронной почте об их задачах.

     Примечание.    Чтобы обеспечить получение оповещений и напоминаний о задачах после запуска рабочего процесса по электронной почте участниками рабочего процесса, обратитесь к администратору сервера, чтобы убедиться в поддержке электронной почты данным узлом.

    Кому	Введите имя исполнителя, которому должно быть отправлено оповещение по электронное почте о задаче рабочего процесса. Установите флажок Включить назначенную задачу, если нужно отправлять оповещения по электронной почте владельцу задачи.
    Тема	Введите тему для оповещения по электронной почте. Установите флажок Использовать название задачи, если нужно добавлять название задачи к теме сообщения электронной почты.
    Текст	Введите сведения, которые должны отображаться в тексте оповещения по электронной почте. Установите флажок Вставить связь с элементом списка, если нужно добавить в сообщение связь с элементом.

13. Щелкните ОК.

Запуск трехэтапного рабочего процесса над элементом

Трехэтапный рабочий процесс необходимо сначала сделать доступным для использования с элементами данного списка, добавив его в список.

Трехэтапный рабочий процесс можно настроить на автоматический запуск при добавлении в список новых элементов или на ручной запуск пользователями, обладающими специальными разрешениями. Некоторые рабочие процессы поддерживают оба параметра. Для ручного запуска трехэтапного рабочего процесса над элементом списка необходимо разрешение на редактирование списка, однако некоторым рабочим процессам требуется разрешение на управление списком.

 Примечание.    Если нужно убедиться, что участники рабочего процесса получают оповещения и напоминания о задачах после запуска рабочего процесса по электронной почте, обратитесь к администратору сервера и проверьте, что электронная почта поддерживается данным узлом.

1. Откройте список, содержащий элемент, над которым необходимо начать трехэтапный рабочий процесс.
2. Наведите указатель на элемент, над которым следует запустить рабочий процесс, щелкните появившуюся стрелку, а затем выберите команду Рабочие процессы.

    Примечание.    Команда Рабочие процессы доступна, только если элемент располагается в списке или библиотеке, связанной по крайней мере с одним рабочим процессом.

3. В группе Запуск нового рабочего процесса выберите название трехэтапного рабочего процесса, который нужно запустить.

   Рабочий процесс запустится немедленно.

Завершение задачи в трехэтапном рабочем процессе

Для завершения задачи трехэтапного рабочего процесса необходимо обладать разрешением не ниже уровня редактирования задач списков, в которых записаны задачи рабочего процесса.

1. Откройте список Задачи для узла и затем в меню Вид выберите Мои задачи, чтобы определить местоположение своей задачи рабочего процесса.

    Примечание.    Если в рабочем процессе не используется список Задачи по умолчанию, ваша задача рабочего процесса может не отображаться в списке Задачи. Чтобы определить местоположение задачи рабочего процесса, перейдите в список или библиотеку, где сохранен элемент рабочего процесса. Подведите указатель к имени задачи, которую требуется завершить, щелкните появившуюся стрелку и затем щелкните Рабочие процессы. На странице состояния рабочего процесса в группе Выполняемые рабочие процессы щелкните имя рабочего процесса, участником которого вы являетесь. В группе Задачи определите местоположение своей задачи рабочего процесса.

2. Подведите указатель к имени задачи, которую нужно завершить, щелкните появившуюся стрелку и затем щелкните Изменить элемент.
3. В появившейся форме введите или выберите данные, которые требуются для завершения задачи.