Показать все

Скрыть все

Библиотека — это местоположение на узле, где можно создавать, собирать, обновлять и организовывать файлы вместе с членами команды. Каждая библиотека отображает список файлов и основные сведения о файлах, которые помогают пользователям в работе с файлами.

Библиотеки можно настраивать различными способами. Можно управлять созданием и отображением документов, отслеживать и контролировать доступ к ним. Можно отслеживать версии документов, включая учет количества версий и типы версий, а также можно ограничить круг пользователей, которым разрешается просматривать документы до их утверждения.

Тип библиотеки можно выбрать в зависимости от типов файлов, которые будут храниться в ней, а также от способа их использования.

Способы работы с библиотеками

Типы библиотек

Способы работы с библиотеками

Когда службами Microsoft Windows SharePoint создается новый узел, для пользователя создается библиотека общих документов. Можно сразу же начать использовать эту библиотеку, настроить ее или создать другие библиотеки.

Ниже перечислено несколько способов работы с библиотеками и повышения их полезности для группы:

• Создание представлений и управление ими  С помощью представления (Представление. Набор столбцов на веб-странице, отображающий элементы списка или библиотеки документов. Представление может отображать отсортированные или отобранные элементы, выделенные столбцы либо настроенный макет.) в библиотеке можно просматривать элементы, являющиеся наиболее важными или лучше всего подходящие для определенной цели. Содержимое самой библиотеки не изменяется, но файлы организуются или фильтруются для облегчения их поиска и перехода к ним.
• Требование утверждения документа  Можно указать, что утверждение документа обязательно. Можно также указать, что документы остаются в состоянии ожидания утверждения до тех пор, пока они не будут утверждены или отклонены пользователем, обладающим соответствующим разрешением. Можно управлять тем, какие группы пользователей могут просматривать документ до его утверждения.
• Отслеживание версий  Если необходимо хранить предыдущие версии (Создание версий. Процесс создания пронумерованной копии файла или элемента в момент его сохранения в библиотеке или списке.) файлов, библиотеки могут помочь отслеживать, хранить и восстанавливать файлы. Можно принять решение об отслеживании всех версий одинаковым способом. Можно также назначить некоторые версии основными, например добавить новую главу к руководству, а некоторые версии назначить второстепенными, например исправление орфографической ошибки. Для упрощения управления дисковым пространством для каждого типа версий можно указать количество хранимых файлов.

  Например, бюро путешествий может управлять своими файлами с помощью библиотеки документов. При разработке новых торговых предложений участники группы отслеживают второстепенные версии файла. Если они допускают ошибку в одной версии, они могут восстановить предыдущую версию. Закончив составление предложения, они могут создать основную версию, а затем опубликовать ее для утверждения юридическим отделом и руководителем. После утверждения файла его могут просматривать другие сотрудники компании.

• Требование извлечения файлов  При требовании извлечения (Извлечение. Блокировка файла на время внесения в него изменений, с тем чтобы другие пользователи не могли записать его новую копию или случайно изменить его.) файла гарантируется, что только один пользователь может редактировать файл до тех пор, пока он не будет возвращен в библиотеку (Возврат. Снятие блокировки на изменение и предоставление другим пользователям возможности просматривать обновленный файл и извлекать его.). Требование извлечения файлов позволяет избежать ситуации, когда несколько пользователей одновременно вносят изменения в один и тот же файл, что приводит к конфликтам и путанице. Требование извлечения файлов также может служить напоминанием участникам групп о добавлении комментариев при возврате файла в библиотеку для облегчения отслеживания внесенных в каждую версию изменений.
• Поддержание осведомленности об изменениях  Библиотеки в Службы Windows SharePoint Services 3.0 поддерживают технологию RSS, так что участники рабочей группы могут автоматически получать обновления. С помощью технологии RSS пользователи могут получать и просматривать обновления или сводки новостей и прочих сведений с единого узла. Можно также создать почтовые оповещения, рассылаемые при изменении файлов.
• Редактирование файлов в автономном режиме  Если требуется работать с файлами на собственном жестком диске, можно извлечь их из библиотеки и работать в автономном режиме при условии, что используется приложение, совместимое с Службы Windows SharePoint Services 3.0, например Выпуск 2007 системы Microsoft Office.
• Работа с библиотекой при помощи приложения электронной почты  С помощью приложения электронной почты, совместимого с Службы Windows SharePoint Services 3.0, например Microsoft Office Outlook 2007, можно взять важные данные с собой. С помощью приложения электронной почты можно читать и изменять файлы, а также искать в них данные в автономном режиме.
• Упрощенное копирование документов в другое местоположение  На узле Службы Windows SharePoint Services 3.0 можно легко копировать файлы в другое местоположение. Можно включить режим отображения сообщений, напоминающих при обновлении исходного документа о необходимости обновить этот файл в других местах.
• Определение типов содержимого  Если группа работает с файлами нескольких типов, например с электронными таблицами, презентациями и документами, можно расширить набор функций библиотеки, разрешив и определив несколько типов содержимого (Тип содержимого. Многократно используемая группа параметров для категории содержимого. Следует согласованно использовать типы содержимого для управления метаданными, шаблонами и действиями элементов и документов. Типы содержимого определяются на уровне узлов и используются в списках и библиотеках.). Типы содержимого увеличивают гибкость и согласованность между библиотеками. Для каждого типа содержимого могут быть указаны шаблон и процессы управления рабочими процессами (Делопроизводство. Автоматизированное перемещение документов или элементов через определенную последовательность действий или задач, связанных с бизнес-процессом. Делопроизводство может использоваться для согласованного управления обычными бизнес-процессами, например одобрением или рецензированием документов.).

  Например, у отдела сбыта могут быть шаблоны для отчетов о продажах, стандартных документов, бюджетов и презентаций. В каждом шаблоне содержится эмблема компании и заявление цели. Создавая новый файл из библиотеки документов, пользователи могут выбрать нужный шаблон.

• Задание собственных разрешений  Можно задать собственные разрешения для библиотеки или даже для файла в ней.
• Создание рабочих процессов  Библиотека документов или тип содержимого может использовать рабочие процессы, определенные организацией для деловых процессов, например, для управления утверждением или просмотром документов.

Типы библиотек

Тип используемой библиотеки зависит от видов файлов, к которым предоставляется общий доступ:

• Библиотека документов.   Библиотека документов используется для многих типов файлов, включая документы и электронные таблицы. В библиотеке документов можно хранить файлы других типов, хотя файлы некоторых типов блокируются по причинам безопасности. При работе с программами, совместимыми со службами Windows SharePoint Services, можно создавать эти файлы из библиотеки. Например, группа маркетинга может иметь свою собственную библиотеку для материалов планирования, пресс-релизов и публикаций.
• Библиотека рисунков.   Используйте библиотеку рисунков для предоставления общего доступа к коллекции цифровых фотографий или рисунков. Хотя рисунки могут храниться в других типах библиотек SharePoint, библиотеки рисунков предоставляют ряд преимуществ. Например, из библиотеки рисунков можно просматривать рисунки в режиме показа слайдов, загружать рисунки на компьютер и редактировать изображения с помощью графических программ, совместимых со службами Windows SharePoint Services. Рассмотрите возможность создания библиотеки рисунков, если вашей группе приходится постоянно работать с графикой, например логотипами и корпоративными фотографиями, или если необходимо хранить фотографии событий группы или рекламных акций по запуску продуктов в продажу.
• Библиотека Wiki-страниц.   Используйте библиотеку Wiki-страниц, чтобы создать коллекцию связанных Wiki-страниц. Технология Wiki позволяет нескольким пользователям собирать обычные сведения в легко создаваемом и изменяемом формате. В библиотеку можно добавлять Wiki-страницы, которые содержат рисунки, таблицы, гиперссылки и внутренние связи. Например, если члены вашей группы создают Wiki-узел для проекта, на узле могут храниться советы в виде серии страниц, связанных друг с другом.
• Библиотека форм.   Используйте библиотеку форм, если необходимо управлять группой деловых форм на основе XML. Например, в организации библиотека форм может применяться для хранения отчетов о расходах. Для настройки библиотеки форм требуется XML-редактор или программа-конструктор XML, совместимые со службами Windows SharePoint Services, например Microsoft Office InfoPath.