Показать все

Скрыть все

С помощью узла рабочей области для документов несколько человек могут координировать разработку одного или нескольких связанных документов. Этот узел обеспечивает средства для совместной работы, а также для обновления файлов и оповещения сотрудников о состоянии этих файлов.

Обзор

Создание узла рабочей области для документов из библиотеки

Создание пустого узла рабочей области для документов

Добавление документа

Добавление пользователя

Добавление задачи

Добавление извещения

Добавление ссылки в список Ссылки

Создание электронного оповещения для задачи

Публикация документа в библиотеке из узла рабочей области для документов

Удаление узла рабочей области для документов

Обзор

С помощью узла рабочей области для документов сотрудники могут совместно разрабатывать один или несколько связанных друг с другом документов. Этот узел предоставляет средства для совместной работы, а также обновления файлов и информирования сотрудников о состоянии файлов. Разрабатывать документы на узле рабочих областей для документов можно следующими способами.

• Работать непосредственно с копией, расположенной на узле рабочих областей для документов
• Работать с локальной копией и регулярно обновлять копию, расположенную на узле рабочих областей для документов

С помощью узла рабочей области для документов сотрудники могут публиковать оповещения, назначать задачи, делиться важными ссылками и получать оповещения об изменениях содержимого узла. Можно создать узел рабочей области для краткосрочного проекта и удалить его по завершении проекта либо постоянно поддерживать этот узел.

 Примечание.    По умолчанию владельцы узла имеют уровень разрешения, достаточный для создания узла рабочей области на существующем узле. Владелец узла может разрешить другим участникам создавать узлы рабочей области для документов. Для этого нужно разрешить создание узлов той группе (Группа SharePoint. Группа пользователей, которая может быть создана на узле SharePoint для управления разрешениями доступа на узел и обеспечения списка рассылки сообщений электронной почты для пользователей узла. Группа может использоваться многими узлами в одном семействе узлов.) Microsoft Windows SharePoint Services, к которой принадлежат сотрудники.

Создание узла рабочей области для документов из библиотеки

Новый узел рабочей области для документов можно создать из документа, уже находящегося в библиотеке на узле. Кроме того, можно создать новый узел рабочей области для документов из приложения, совместимого с Microsoft Windows SharePoint Services, например Microsoft Office Word 2007. Дополнительные сведения см. в справке соответствующего приложения.

1. Откройте библиотеку документов, в которой хранится документ.
2. Наведите указатель на имя документа, щелкните появившуюся стрелку, выберите команду Отправить, а затем щелкните пункт Создать рабочую область для документов.

    Примечание.    Если команда Создать рабочую область для документов недоступна, то вы не имеете разрешения создавать рабочую область на этом узле. Попросите владельца узла предоставить вам разрешение или создать рабочую область.

3. Нажмите кнопку ОК.

Создание пустого узла рабочей области для документов

Если нужно создать узел рабочих областей для документов не на основе существующего документа в библиотеке, то можно создать пустой узел рабочих областей и впоследствии добавлять на него документы.

1. Откройте узел, на котором нужно создать рабочую область для документов.
2. Щелкните Просмотреть все содержимое узла и затем щелкните Создать на странице «Все содержимое узла».

   Совет.  В большинстве случаев можно использовать меню Действия узла вместо того, чтобы завершать этого шаг.

    Примечание.    Может понадобиться получить разрешение владельца узла на создание рабочей области.

3. В списке Веб-страницы щелкните Узлы и рабочие области.
4. Введите сведения об узле рабочей области, который нужно создать, например название и последнюю часть веб-адреса.
5. В разделе Выбор шаблона щелкните вкладку Совместная работа и выберите пункт Рабочая область для документов.
6. В разделе Разрешения выполните одно из следующих действий.
   • Если нужно сделать всех участников родительского узла участниками данной рабочей области, щелкните пункт использовать разрешения родительского узла.
   • Если нужно сделать участниками данной рабочей области определенный ряд сотрудников, щелкните использовать собственные разрешения.
7. Чтобы на страницах нового узла отображалась верхняя панель ссылок, убедитесь, что в разделе Наследование переходов установлен флажок Использовать верхнюю панель ссылок от родительского узла.
8. Щелкните Создать.

Добавление документа

Независимо от того, создаете ли вы рабочую область из существующего документа или пустую, к ней в любое время можно добавить новые документы.

1. На домашней странице рабочей области щелкните пункт Общие документы.
2. Выполните одно из следующих действий.
   • Чтобы создать и добавить новый документ, щелкните пункт Создать.
   • Чтобы добавить существующий документ, выберите команду Отправить, а затем нажмите кнопку Обзор, чтобы найти файл, который нужно добавить. Выделите файл и нажмите кнопку Открыть. Если в библиотеке существует документ с тем же именем или нет надобности переписывать существующий документ, то снимите флажок Перезаписать существующие файлы.
3. Щелкните ОК.

Совет.  Чтобы добавить связанную копию документа из другой библиотеки в библиотеку Общие документы рабочей области, можно создать расположение «Отправить». При обновлении исходного документа или связанной копии можно легко обновлять копию в другом расположении. Дополнительные сведения о добавлении связанных копий документов к другим библиотекам см. по ссылкам в разделе См. также.

Добавление пользователя

Чтобы добавить пользователей к рабочей области, необходимо иметь разрешение добавлять участников к родительскому узлу или узлу рабочей области. Если вы не можете добавлять пользователей к узлу рабочей области, обратитесь к владельцу родительского узла.

1. На домашней странице узла рабочей области в списке Участники щелкните имя группы, к которой нужно добавить пользователя.
2. В меню Создать выберите команду Добавить пользователей.
3. В разделе Добавление пользователей введите имя, имя группы или адрес электронной почты пользователя или группы, которых нужно добавить. Если нужно добавить несколько пользователей, разделяйте их имена точками с запятой (;). Чтобы найти и выбрать человека в каталоге, нажмите кнопку Обзор.
4. В разделе Предоставление разрешения щелкните группу, к которой нужно добавить пользователя.
5. Щелкните ОК.

Добавление задачи

С помощью списка Задачи в рабочей области можно назначать задачи себе или другим участникам рабочей области. Участники могут обновлять и просматривать состояние назначенных задач. С помощью списка Задачи можно установить приоритет и даты завершения задач, а также состояние и процент выполнения задач. Владелец рабочей области может добавлять пользовательские поля к списку Задачи таким же образом, как к любому другому списку на узле SharePoint. Дополнительные сведения по настройке списков см. по ссылкам в разделе См. также.

1. На домашней странице узла рабочей области для документов в группе Задачи щелкните Добавить новую задачу.
2. Введите имя задачи в поле Заголовок.
3. В списке Приоритет щелкните приоритет этой задачи.
4. В списке Состояние щелкните состояние задачи.
5. Чтобы назначить задачу кому-нибудь, выполните одно из следующих действий в разделе Назначен:
   • Введите адрес электронной почты того сотрудника, которому вы хотите назначить задачу.
   • Введите полное имя сотрудника, которому вы хотите назначить задачу, и затем щелкните Проверить имена. Если этот сотрудник найден в каталоге, имя сотрудника преобразовывается в адрес его электронной почты. Если этот сотрудник не найден в каталоге, появится сообщение Точное соответствие не найдено.
   • Нажмите кнопку Обзор, чтобы найти сотрудника в каталоге и выбрать его.
6. Выполнив эти действия, нажмите кнопку ОК.
7. Если это необходимо, введите краткое описание задачи в поле Описание.
8. В поле Дата начала введите дату начала выполнения задачи.
9. В поле Дата окончания введите дату, когда задача должна быть выполнена.
10. Нажмите кнопку ОК.

Добавление извещения

С помощью списка Извещения можно публиковать важные сообщения о проекте для членов рабочей группы, например даты завершения работ, изменения в поставках, знакомство с новыми сотрудниками и другие сведения.

1. На домашней странице узла рабочей области для документов, щелкните Добавить новое извещение.
2. В поле Заголовок введите заголовок для извещения.
3. В поле Основной текст введите полный текст извещения.
4. Если требуется, чтобы извещение было автоматически снято после определенного срока, введите дату в поле Действителен до.
5. Нажмите кнопку ОК.

Добавление ссылки к списку Ссылки

С помощью списка Ссылки можно знакомить сотрудников с полезными ссылками. Список является удобным и быстрым способом доступа к полезным сведениям и ресурсам, например к веб-узлам.

1. На домашней странице узла рабочей области для документов щелкните Добавить новую ссылку.
2. В разделе URL-адрес введите адрес веб-страницы или другого вида ресурса, на который добавляется ссылка, и затем введите описание этой ссылки.

    Примечание.    Текст, набранный в поле Ввести описание, отображается в виде имени ссылки в списке Ссылки. В разделе Примечания можно добавлять примечания о ссылке, но эти сведения не будут отображаться в представлении по умолчанию списка Ссылки, который находится на домашней странице узла рабочей области для документов.

3. Нажмите кнопку ОК.

Создание электронного оповещения для задачи

После того как задачи созданы и назначены участникам рабочей области, можно настроить получение электронных оповещений об изменениях в списке Задачи. Участники могут также создавать собственные оповещения об изменении интересующих элементов.

 Примечание.    Электронные оповещения для задач можно создавать, только если администратор сервера разрешил отправлять сообщения электронной почты на сервере Windows SharePoint Services.

1. На домашней странице узла рабочей области для документов, щелкните Задачи.

   Если список Задачи не отображается на домашней странице, щелкните Просмотреть все содержимое узла, а затем щелкните Задачи.

2. В меню Действия щелкните Оповещать меня.
3. В разделе Заголовок оповещения введите название оповещения.
4. В разделе Адрес для отправки сообщений ваше имя включено по умолчанию в поле Пользователи. Можно отправлять оповещения другим членам, для этого нужно добавить их имена в поле Пользователи через точку с запятой (;).
5. В разделе Тип изменений выберите тип изменений, о которых вы хотите получать оповещения.
6. В разделе Отправлять оповещения об этих изменениях выберите фильтр, для получения оповещений об изменениях, основанных на определенном критерии.

   Совет.  Можно также задать получения оповещений по элементам, отображаемым в конкретном представлении списка Задачи.

7. В разделе Когда отправлять оповещения укажите, как часто следует отправлять оповещения.
8. Щелкните ОК.

Публикация документа в библиотеке на узле рабочей области для документов

Если рабочая область для документов основана на существующем документе, хранящемся в библиотеке, то можно обновить исходную копию изменениями, сделанными в копии на узле рабочей области.

1. На узле рабочей области откройте библиотеку, содержащую нужный документ.
2. Наведите указатель на имя документа, щелкните появившуюся стрелку, выберите команду Отправить, а затем щелкните пункт Опубликовать в исходном размещении.

Удаление узла рабочей области для документов

После документирования проекта, когда все окончательные версии документов перемещены в другие расположения, можно удалить узел рабочих областей для документов. Для этого необходимо иметь уровень разрешений «Полный доступ». По умолчанию такой уровень имеют владельцы узлов.

Важно.  Прежде чем удалять узел рабочей области, проверьте, что все документы на этом узле перемещены в другие расположения. При удалении узла рабочей области безвозвратно теряются все документы, библиотеки, списки и данные в них, настройки узла, уровни разрешений и сведения о безопасности.

1. На домашней странице узла щелкните меню Действия узла, а затем выберите Параметры узла.

    Примечание.    На узле, для которого настроено меню Действия узла, подведите указатель к пункту Параметры узла, а затем щелкните те параметры, которые требуется просмотреть.

2. В столбце Администрирование узла щелкните пункт Удаление этого узла.
3. Выберите команду Удалить, а затем нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить удаление этого узла.