Настройки программы позволяют указывать группы людей, имеющих право просматривать черновики элементов списка и файлы. Черновики представляют собой либо промежуточные версии (Промежуточная версия. Пронумерованная с использованием десятичных знаков (0.1, 0.2, 1.1, ...) копия файла, которая находится на стадии изменения или была незначительно изменена с момента создания предыдущей версии. Обычно промежуточная версия не публикуется для просмотра для большой группы в организации.) файлов, либо еще не утвержденные элементы списков или файлы. Черновик может быть новым или измененным элементом.
Черновик создается в двух случаях:
- промежуточная версия файла создана или изменена в библиотеке, отслеживающей основные и промежуточные версии;
- элемент списка создан или обновлен, но еще не утвержден в списке или библиотеке, в которых требуется утверждение содержимого.
Можно определять группы пользователей, имеющих право просматривать черновики файлов. Эта настройка может отличаться от настройки группы людей, которые могут просматривать остальные элементы списка или библиотеки, такие как основные версии файлов либо утвержденные файлы или элементы списка.
При отслеживании основных и промежуточных версий можно указать, требуется ли разрешение на редактирование для просмотра и чтения промежуточных версий. Если такое разрешение требуется, пользователи, имеющие разрешение на редактирование файла, смогут работать с файлом, а пользователи, имеющие разрешение только на чтение, не смогут просматривать промежуточные версии. Такую настройку можно применить в том случае, если требуется, чтобы не все пользователи, имеющие доступ к библиотеке, могли просматривать комментарии и рецензии во время редактирования файла. Если отслеживаются основные и промежуточные версии и основная версия еще не опубликована, документ не отображается для тех пользователей, у которых нет разрешения на просмотр черновых элементов.
Если требуется утверждение содержимого, можно указать, будут ли файлы, ожидающие утверждения, отображаться для пользователей, которые имеют разрешение на чтение или редактирование, или только авторам документов и пользователям, имеющим разрешение на утверждение элементов. Если отслеживаются и основные, и промежуточные версии, автор должен опубликовать основную версию перед отправкой файла на утверждение. В тех случаях, когда требуется утверждение содержимого, люди, имеющие разрешение на чтение содержимого, но не имеющие разрешение на просмотр черновых элементов, смогут увидеть только последнюю утвержденную или основную версию документа.
Например, может понадобиться ограничить доступ пользователям, не участвующим в процедуре утверждения, для просмотра документов, которые содержат предварительную информацию, перед основным заявлением или конфиденциальных файлов. В таких ситуациях следует принять ограничения по умолчанию. С другой стороны, бывают случаи, когда требуется утверждение содержимого для указания статуса элемента списка или файла, но контроль доступа во время рецензирования не обязателен. Например, может понадобиться уведомлять пользователей, что документ, который они читают, является черновым, неутвержденным и может измениться, но при этом не запрещать посетителям данного веб-узла читать файл. В этом случае можно позволить любому пользователю, имеющему разрешение на чтение элементов в списке или библиотеке, просматривать черновики.
Чтобы указать лиц, которые могут просматривать черновики, необходимо иметь разрешение на создание списка или библиотеки.
Описанная ниже процедура применима только к библиотекам, которые отслеживают и основные, и промежуточные версии, а также к спискам и библиотекам, требующим утверждения содержимого.
- Если ваш список или библиотека еще не открыты, щелкните имя списка или библиотеки на панели быстрого запуска.
Если имя вашего списка или вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашего списка или библиотеки.
- В меню Параметры
выберите команду Параметры списка или выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.
- В группе Общие параметры щелкните Параметры управления версиями.
- В разделе Безопасность для черновиков в группе Кто сможет просматривать черновики в этом списке или Кто сможет просматривать черновики в этой библиотеке документов выберите группу пользователей, которой необходимо разрешить просматривать черновики.
Настройка пользователей, имеющих разрешение на утверждение элементов, доступна, только если требуется утверждение содержимого документов библиотеки.
- Нажмите кнопку ОК.
Примечание.
Если требуется утверждение содержимого документов, пользователи, имеющие разрешение на чтение содержимого, но не имеющие разрешение на просмотр черновиков, смогут просматривать последнюю утвержденную или основную версию файла. Если отслеживаются основные и промежуточные версии и основная версия еще не опубликована, файл не будет отображаться для тех пользователей, у которых нет разрешения на просмотр черновиков.
К началу страницы