Показать все

Скрыть все

В библиотеке (Библиотека. Местоположение на узле SharePoint, где происходит управление набором файлов. Библиотека может отображать сведения о каждом файле, в том числе определенные пользователем свойства.) можно создавать и управлять документами, электронными таблицами, презентациями и другими типами файлов. Однако некоторые типы файлов заблокированы по соображениям безопасности.

Существует несколько способов добавления файлов в библиотеку, в зависимости от того, создается ли новый файл в библиотеке, в библиотеку добавляется существующий файл или добавляется несколько файлов одновременно. Если администратор настроил библиотеку на получение электронной почты, файл можно добавить в библиотеку, послав его как вложение к сообщению электронной почты.

Создание файла в библиотеке

Добавление файла в библиотеку

Добавление нескольких файлов в библиотеку

Добавление файлов в библиотеку с помощью электронной почты

Создание файла в библиотеке

В библиотеке можно создать новый файл, если предполагается использование приложения, совместимого с Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, например, Microsoft Office Word 2007.

Даже если используемая программа не совместима, файл можно сохранить и управлять им в библиотеке. Хотя команда Создать для создания файла не будет отображаться, файл можно создать в данном приложении, а затем добавить его в библиотеку.

Для добавления файла в библиотеку рисунков следует создать файл в другом приложении, а затем добавить его в библиотеку. В библиотеке рисунков или в библиотеке любого другого типа можно создать папку, если в ней не запрещено создание папок.

Тип создаваемого файла зависит от шаблонов, которые владелец узла или администратор связал с библиотекой. Если требуется создать дополнительный тип файла в библиотеке, свяжитесь с администратором или владельцем узла.

1. Если ваша библиотека еще не открыта, щелкните ее имя на панели быстрого запуска.

   Если имя вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашей библиотеки.

2. В меню Создать щелкните стрелку, а затем выберите Создать тип файла, например Новый документ.

   Если с библиотекой связаны дополнительные шаблоны, будут отображены другие варианты, например Новый лист или Новый контракт.

Совет.  Для создания файла, основанного на шаблоне по умолчанию для библиотеки, просто нажмите кнопку Создать.

3. Добавьте в файл текст и другие требуемые элементы.
4. Сохраните файл обычным образом, нажав кнопку Сохранить или выбрав в меню Файл команду Сохранить, затем назвав данный файл.

   При сохранении файл будет добавлен в библиотеку и будет отображаться в списке файлов.

5. Если файлы не отображаются в библиотеке, обновите страницу в обозревателе.

 Примечания 

• В зависимости от настроек библиотеки при сохранении файла может быть выведен запрос на дополнительные сведения о файле. Например, может быть выведен запрос на выбор типа содержимого файла или на ввод дополнительных сведений о файле.
• Если файл сохраняется в библиотеку, которая требует извлечения файлов, файл первоначально извлекается. Возврат файла необходимо осуществить до того, как другие пользователи смогут вносить в него изменения.
• Если библиотека требует утверждения содержимого, файл должен быть утвержден до того, как он станет видимым для всех пользователей с разрешением на просмотр файлов в библиотеке.

Добавление файла в библиотеку

В библиотеку можно добавить новый файл или заменить существующий файл его исправленной версией. Если библиотека настроена на запись версий файлов, исправленный файл можно добавить в качестве новой версии, которая становится частью журнала версий данного файла.

Если требуется загрузить файл с таким же именем, как и существующий в библиотеке файл, но не требуется заменять или добавлять новую версию существующего файла, следует переименовать один из файлов с идентичными именами.

При добавлении файла в библиотеку может потребоваться заполнить свойства файла. Свойства файла содержат базовые сведения о файле, например, описание или ключевые слова для упрощения поиска данного файла пользователями. Также свойства могут содержать сведения для конкретной организации, например, название отдела или номер проекта.

1. Если ваша библиотека еще не открыта, щелкните ее имя на панели быстрого запуска.

   Если имя вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашей библиотеки.

2. В меню Отправить выберите команду Отправить документ.
3. Нажмите кнопку Обзор для поиска файла, который требуется добавить, выберите файл, а затем нажмите кнопку Открыть.
4. В случае загрузки исправленной версии существующего файла выполните одно из следующих действий:
   • Если библиотека не настроена на запись версий файлов, существующий файл можно заменить исправленным файлом. В разделе Отправить документ установите флажок Перезаписать существующие файлы?.
   • Если библиотека настроена на запись версий файлов, можно заменить существующий файл его новой версией как частью истории документа. В разделе Отправить документ установите флажок Добавить как новую версию к существующим файлам?.
5. Нажмите кнопку ОК.
6. Если отображается форма с запросом на дополнительные сведения о файле, введите сведения в поля, например название. Рядом с названием каждого поля, в которое требуется ввести сведения, отображается красная звездочка. В зависимости от настроек библиотеки и от того, требует ли группа пользовательские свойства, могут быть отображены различные поля.
7. Нажмите кнопку ОК.
8. Если файлы не отображаются в библиотеке, обновите страницу в обозревателе.

 Примечания 

• В случае загрузки файла в библиотеку, требующую заполнения определенных свойств файла, данные свойства отсутствуют, файл остается извлеченным. После заполнения требуемых свойств файл можно вернуть.
• Если файл загружается в библиотеку, которая требует извлечения файлов, файл первоначально извлекается. Возврат файла следует осуществить до того, как другие пользователи смогут вносить в него изменения.
• Если библиотека требует утверждения содержимого, файл должен быть утвержден до того, как он станет видимым для всех пользователей с разрешением на просмотр файлов в библиотеке.
• В библиотеке вики-страниц можно создавать новые вики-страницы, но нельзя загружать существующие файлы.

Совет.  При загрузке новой версии файла введите комментарии об изменениях в текущей версии, чтобы впоследствии можно было проще отследить изменения по журналу версий данного файла.

Добавление нескольких файлов в библиотеку

Если на компьютере установлено приложение, совместимое со Windows SharePoint Services, при щелчке стрелки в меню Отправить может быть отображен вариант загрузки нескольких файлов. Например, если установлена Выпуск 2007 системы Microsoft Office, будет отображен вариант Отправить несколько документов. Если вариант Отправить несколько документов не отображается, выполните следующие действия:

1. Если ваша библиотека еще не открыта, щелкните ее имя на панели быстрого запуска.

   Если имя вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашей библиотеки.

2. В меню Действия выберите команду Открыть в проводнике Windows.
3. Используйте отобразившееся окно проводника Windows для поиска файлов, которые требуется загрузить, а затем выделите их.
4. Щелкните правой кнопкой мыши один из файлов, а затем в контекстном меню выберите команду Копировать.
5. Нажмите кнопку Назад необходимое количество раз для возврата в библиотеку.
6. Щелкните правой кнопкой мыши пустую область в окне папки, а затем выберите команду Вставить в контекстном меню.
7. Закройте проводник Windows.
8. Если файлы не отображаются в библиотеке, обновите страницу в обозревателе.

 Примечание.    

 Примечания 

• При загрузке нескольких рисунков в библиотеку рисунков может быть запущен редактор, совместимый со Windows SharePoint Services, например, Microsoft Office Picture Manager. Следуйте инструкциям редактора, для выбора и загрузки файлов. В случае загрузки нескольких рисунков редактор выдаст предупреждение, если загружаемый файл имеет такое же имя, как и существующий файл в библиотеке.
• В случае загрузки файла в библиотеку, требующую заполнения определенных свойств файла, если данные свойства отсутствуют, файл остается извлеченным. После заполнении требуемых свойств файл можно вернуть.
• Если файл загружается в библиотеку, которая требует извлечения файлов, файл первоначально извлекается. Возврат файла следует осуществить до того, как другие пользователи смогут вносить в него изменения.
• Если библиотека требует утверждения содержимого, файл должен быть утвержден до того, как он станет видимым для всех пользователей с разрешением на просмотр файлов в библиотеке.
• В библиотеке вики-страниц можно создавать новые вики-страницы, но загружать существующие файлы нельзя.

Совет.  Файлы можно также перетащить из другого окна проводника, например, из проводника Windows или папки «Мои документы», на узел SharePoint, отображаемый в проводнике Windows.

Добавление файлов в библиотеку с помощью электронной почты

Перед отправкой сообщений электронной почты в библиотеку необходимо определить, настроена ли библиотека на получение электронной почты, а затем получить ее адрес.

1. Для получения адреса электронной почты библиотеки выполните одно или несколько следующих действий:
• Откройте адресную книгу приложения электронной почты. Если в ней не содержится адрес электронной почты библиотеки, его следует получить у лица, настраивавшего библиотеку. Затем его можно добавить в адресную книгу приложения электронной почты для упрощения его поиска впоследствии.
• Просмотрите описание библиотеки, отображаемое под названием библиотеки. Владелец узла мог добавить адрес электронной почты библиотеки в ее описание.
• При наличии разрешения на просмотр параметров библиотеки просмотрите их, если адрес электронной почты не отображается в описании библиотеки:
  1. Если ваша библиотека еще не открыта, щелкните ее имя на панели быстрого запуска.

     Если имя вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашей библиотеки.

  2. В меню Параметры выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.

     Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.

  3. Если библиотека настроена на получение электронной почты, ее адрес будет отображен в группе Сведения о списке рядом с надписью Адрес электронной почты.
• Используйте адрес электронной почты группы SharePoint для отправки файла как вложения. В организации может быть собственный список адресов электронной почты, называемый группой SharePoint (Группа SharePoint. Группа пользователей, которая может быть создана на узле SharePoint для управления разрешениями доступа на узел и обеспечения списка рассылки сообщений электронной почты для пользователей узла. Группа может использоваться многими узлами в одном семействе узлов.), который позволяет ее участникам отправлять сообщения электронной почты друг другу. Адрес группы SharePoint может содержать адреса библиотек, поэтому при отправке сообщения электронной почты участникам группы вложения этих сообщений автоматически добавляются на узел Службы Windows SharePoint Services 3.0.
2. В приложении электронной почты прикрепите файл, например, документ или электронную таблицу, к сообщению электронной почты.
3. Введите адрес библиотеки в поле Кому или Копия. Если группа SharePoint включает библиотеку, вместо этого введите адрес электронной почты группы SharePoint.
4. Отправьте сообщение. В большинстве почтовых приложений для этого достаточно нажать кнопку Отправить.
5. Если файлы не отображаются в библиотеке, обновите страницу в обозревателе.

   Файлы будут отображены через некоторое время в зависимости от параметров сервера электронной почты.