Показать все

Скрыть все

Библиотеки (Библиотека. Местоположение на узле SharePoint, где происходит управление набором файлов. Библиотека может отображать сведения о каждом файле, в том числе определенные пользователем свойства.) форм обеспечивают удобный способ предоставления в общий доступ и отслеживания форм на основе XML, используемых для сбора сведений. Например, можно создать библиотеку форм для форм отчетов группы о расходах.

Основные сведения

Создание библиотеки форм

Изменение шаблона формы

Задание настраиваемого шаблона

Обзор

В основе формы лежит шаблон. Предположим, требуется создать шаблон отчета о расходах, который будет использоваться группой. Каждый заполняемый отчет представляет собой форму.

Заполняемая пользователями форма представляет собой просто XML-файл, содержащий данные (только данные), которые были введены в форму, например дату и величину расхода. Все остальные составляющие отчета о расходах предоставляются шаблоном формы. После заполнения форм их данные можно объединить или экспортировать для анализа.

В библиотеке форм можно управлять формами с помощью средств управления версиями и утверждения, подобно управлению файлами в библиотеках других типов. Отслеживая версии, можно просматривать журнал версий и при необходимости восстанавливать предыдущие версии. Можно также указать, чтобы формы оставались в состоянии ожидания утверждения до тех пор, пока они не будут утверждены или отклонены пользователем, обладающим соответствующим разрешением.

Библиотека форм представляет собой удобный способ хранения форм в одном месте, но формы можно также хранить и в библиотеках других типов, например в библиотеке документов. С помощью типов содержимого можно создавать формы, доступные в других библиотеках, например в библиотеке документов группы. Ссылки на дополнительные сведения о типах содержимого см. в разделе «См. также».

Библиотека форм поставляется с файлом прототипа, который нужно заменить собственным шаблоном. Создать или настроить шаблон можно с помощью приложения разработки форм на основе XML, например Microsoft Office InfoPath 2007 или XML-редактора, совместимого с Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

При публикации шаблона в библиотеке форм столбцы библиотеки основываются на столбцах шаблона.

Хотя в библиотеке форм могут храниться и другие типы файлов, работа с XML-файлами и настройка шаблона с помощью совместимого приложения обладает определенными преимуществами. Данные различных форм можно объединять, а заголовки или поля, указанные в шаблоне, отображаются в библиотеке форм в виде столбцов.

 Примечание.    Для создания библиотеки форм необходимо разрешение на управление списками на узле, на котором создается библиотека форм.

Создание библиотеки форм

С помощью некоторых приложений разработки форм на основе XML, например Office InfoPath 2007, можно создать библиотеку на узле SharePoint при публикации шаблона формы из приложения разработки форм. В большинстве случаев сначала сохраняется копия шаблона, а затем он публикуется в библиотеке. Для получения дополнительных сведений о публикации шаблонов форм см. справочную систему приложения разработки форм на основе XML или XML-редактора.

Если библиотека создается с помощью приложения разработки форм, нет необходимости следовать этой процедуре создания библиотеки из Службы Windows SharePoint Services 3.0. Когда библиотека создана на узле SharePoint, в ней можно изменить любые параметры.

Приложение разработки форм также может включать функцию публикации шаблона в существующей библиотеке. Воспользуйтесь этой процедурой для создания формы перед публикацией шаблона. Предположим, требуется создать библиотеку, изменить ее параметры, а также добавить к ней пользователей и группы перед публикацией шаблона.

1. Щелкните Просмотреть все содержимое узла и затем щелкните Создать на странице «Все содержимое узла».

   Совет.  В большинстве случаев можно использовать меню Действия узла вместо того, чтобы завершать этого шаг.

2. В группе Библиотеки щелкните Библиотека форм.
3. В поле Имя введите имя библиотеки. Имя библиотеки задается в обязательном порядке.

   Имя отображается вверху страницы библиотеки, включается в адрес страницы библиотеки и присутствует в навигационных элементах, которые помогают пользователям находить и открывать библиотеку.

4. В поле Описание введите описание назначения библиотеки. Описание задавать необязательно.

   Описание отображается вверху страницы библиотеки, под именем библиотеки. Если планируется включить для библиотеки получение содержимого по электронной почте, можно добавить в описание библиотеки ее адрес электронной почты, чтобы пользователи могли легко найти библиотеку.

5. Чтобы добавить связь с этой библиотекой на панель «Быстрый запуск», убедитесь, что выбрана настройка Да в разделе Перемещения.
6. Если раздел Входящая электронная почта отображается, это означает, что администратор разрешил узлу получать содержимое по электронной почте. Если нужно разрешить пользователям добавлять формы к библиотеке форм, отправляя их по электронной почте, нажмите кнопку Да в группе Разрешить получение электронной почты этой библиотекой документов. Затем в поле Адрес электронной почты введите первую часть адреса, который будет использоваться для библиотеки форм.
7. Для создания версии файла каждый раз при возвращении его в библиотеку в разделе Журнал версий документов установите переключатель в положение Да.

   Можно указать позже, требуется ли сохранять основные и промежуточные версии и сколько версий каждого вида необходимо отслеживать.

8. В разделе Шаблон документа выберите шаблон, который будет служить основой для всех форм, создаваемых в библиотеке.
9. Щелкните Создать.

 Примечание.    Когда пользователь создает форму, по умолчанию она открывается в приложении редактирования форм, совместимом с Службы Windows SharePoint Services 3.0, если данное приложение установлена на жестком диске компьютера пользователя. Если совместимая программа не установлена, форма открывается в обозревателе. Изменив дополнительные параметры библиотеки, можно указать, чтобы форма всегда открывалась в обозревателе.

Изменение шаблона формы

Некоторые XML-редакторы или приложения разработки форм на основе XML, совместимые со службами Windows SharePoint, например Office InfoPath 2007, редактируют и публикуют шаблон формы из редактора XML или приложения разработки форм.

При работе с некоторыми приложениями разработки форм может потребоваться изменить локальную версию шаблона, а затем снова опубликовать ее в библиотеке из приложения. Дополнительные сведения о публикации шаблонов форм см. в справочной системе приложения разработки форм на основе XML или XML-редактора.

Если локальная копия шаблона отсутствует и необходимо получить копию с узла SharePoint, воспользуйтесь следующей процедурой. В зависимости от приложения разработки форм шаблон может открыться в режиме просмотра. Может потребоваться сначала сохранить исправленный шаблон на жестком диске, а затем повторно опубликовать его.

1. Если ваша библиотека еще не открыта, щелкните ее имя на панели быстрого запуска.

   Если имя вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашей библиотеки.

2. В меню Параметры выберите команду Параметры библиотеки форм.
3. В разделе Общие параметры щелкните Дополнительные параметры.
4. В разделе Шаблон документа под полем URL-адрес шаблона нажмите кнопку Изменить шаблон.
5. Шаблон откроется в XML-редакторе или в приложении разработки форм на основе XML, совместимом со службами Windows SharePoint, например Office InfoPath 2007.
6. Внесите необходимые изменения, а затем сохраните шаблон.

   В зависимости от приложения разработки форм может потребоваться повторная публикация шаблона в библиотеке на узле SharePoint из приложения пользователя.

7. На узле SharePoint в нижней части страницы Дополнительные параметры библиотеки форм нажмите кнопку ОК.

 Примечание.    Если пользователи на узле уже заполнили формы, основанные на исходном шаблоне, подумайте, какое воздействие может оказать на эти формы изменение шаблона. Например, добавление поля, обязательного для заполнения, может привести к ошибкам в исходных формах, заполненных до его добавления.

Задание пользовательского шаблона

Для настройки шаблона формы для библиотеки форм воспользуйтесь XML-редактором или приложением разработки форм на основе XML, совместимым со службами Windows SharePoint. Приложение может предложить пользователю настроить шаблон и повторно опубликовать его из приложения. Например, пользователь внес изменения в локальную копию шаблона в Office InfoPath 2007, а затем повторно опубликовал его на узле SharePoint. При этом нет необходимости указывать путь к настраиваемому шаблону от узла SharePoint. Для получения дополнительных сведений см. справочную систему приложения.

Следующая процедура показывает, как указать настроенный шаблон с узла SharePoint. Для этого сначала нужно опубликовать или скопировать настраиваемый шаблон в папку «Формы» библиотеки, а затем указать библиотеке местоположение шаблона.

1. Если ваша библиотека еще не открыта, щелкните ее имя на панели быстрого запуска.

   Если имя вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашей библиотеки.

2. В меню Действия выберите команду Открыть в проводнике Windows.
3. В проводнике Windows найдите пользовательский шаблон, созданный вами.
4. Щелкните правой кнопкой мыши файл, а затем выберите команду Копировать в контекстном меню.
5. Щелкайте кнопку Назад до тех пор, пока не вернетесь к библиотеке, а затем щелкните папку Формы, чтобы открыть ее.
6. Щелкните правой кнопкой мыши пустую область в окне папки, а затем выберите команду Вставить в контекстном меню.
7. Закройте проводник Windows и вернитесь в библиотеку на узле.
8. В меню Параметры выберите команду Параметры библиотеки форм.
9. В разделе Общие параметры щелкните Дополнительные параметры.
10. В разделе Шаблон документа введите адрес используемого шаблона в поле URL-адрес шаблона. Местоположение — это веб-адрес шаблона на узле SharePoint относительно имени узла. Например, если шаблон под названием «Заказы.xml» добавляется в папку «Формы» библиотеки общих документов, нужно ввести /Общие документы/Формы/Заказы.xml в поле URL-адрес шаблона.

Если параметры в разделе Шаблон документа недоступны, это означает, что можно разрешить различные типы содержимого. Чтобы проверить, разрешены ли различные типы содержимого, убедитесь, что в разделе Типы содержимого в группе Разрешить управление типами содержимого? выбрано значение Да. Если это так, необходимо отредактировать шаблон для типа содержимого, для чего необходимо разрешение на изменение параметров библиотеки.