Показать все

Скрыть все

На узел Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 можно добавить содержимое — например, обсуждения по электронной почте, документы, рисунки и элементы календаря, — отправив его по электронной почте. Если список или библиотека настроены на получение электронной почты, то такой способ работы может оказаться наиболее удобным.

Обзор

Списки и библиотеки, которые могут получать электронную почту.

Дополнительные сведения о параметрах электронной почты списка или библиотеки

Отправка сообщения электронной почты в список или библиотеку

Обзор

Предположим, пользователю нужно отправить документ своей группе, а также добавить его в библиотеку документов своей группы. Вместо того чтобы сначала отправить письмо, а затем переключиться на Службы Windows SharePoint Services 3.0 для добавления документа на узел, можно выполнить обе задачи одновременно.

Документы, обсуждения и прочее содержимое посылается по электронной почте.

Содержимое добавляется к спискам и библиотекам.

Добавление элементов на узел Службы Windows SharePoint Services 3.0 при помощи электронной почты похоже на отправку стандартного сообщения электронной почты сотруднику или группе. У списка, настроенного на получение электронной почты, есть собственный почтовый адрес, который нужно просто указать в поле Кому или Копия сообщения.

Списки и библиотеки, которые могут получать электронную почту.

По умолчанию на получение электронной почты можно настроить следующие списки и библиотеки в Службы Windows SharePoint Services 3.0.

• Доски обсуждений  Обсуждение группы, идущее по электронной почте, можно собрать в одном месте, чтобы было проще просматривать и искать сообщения и относящиеся к ним файлы.
• Извещения  С помощью электронной почты можно автоматически добавлять извещения к своему списку извещений на узле Службы Windows SharePoint Services 3.0 при отправке извещений своей группе.
• Календари  Элементы календаря, такие как приглашения на собрания, рассылаемые группой пользователя по электронной почте, могут также посылаться на календарь пользователя на узле Службы Windows SharePoint Services 3.0. Если календарь Службы Windows SharePoint Services 3.0 настроен на получение электронной почты, то пользователь может одновременно просматривать все элементы календаря — как элементы, добавленные им к календарю своей группы на узле, так и элементы, отправленные другими пользователями по электронной почте.

   Примечание.    Чтобы отправить элемент календаря на узел Службы Windows SharePoint Services 3.0, приложение электронной почты должно быть совместимо со службами Windows SharePoint или поддерживать формат iCalendar, который используется многими почтовыми приложениями, поддерживающими почту Интернета.

• Библиотеки документов  В библиотеку документов, которая настроена на получение электронной почты, можно посылать документы в виде вложений электронной почты. Нет необходимости переключаться на Службы Windows SharePoint Services 3.0, искать документ, а затем добавлять его к библиотеке. Можно также выбрать метод обработки версий документов, отправленных по электронной почте.
• Библиотеки рисунков  В библиотеку рисунков, которая настроена на получение электронной почты, можно посылать рисунки в виде вложений электронной почты. Например, если находящийся вне офиса пользователь посылает коллеге изображения нового продукта, ему не нужно открывать библиотеку рисунков, чтобы загрузить туда свои рисунки. Вместо этого, он включит в свое сообщение почтовый адрес библиотеки.
• Библиотеки форм  По электронной почте в библиотеку форм можно отправить заполненную форму, например, объяснительную записку или отчет о расходах.
• Блоги   По электронной почте можно посылать сообщения в блог. Добавлять комментарии к сообщению блога, посланного по электронной почте, нельзя.

Чтобы определить, какие списки поддерживают получение электронной почты, или чтобы получить почтовые адреса списков, обратитесь к владельцу узла или администратору.

 Примечания 

• Некоторые списки, например списки извещений и обсуждения, можно настроить на принятие приглашений на собрания. Такие списки хранят только текст приглашения на собрание. Чтобы хранить приглашение на собрание в формате календаря, отправьте его в календарный список.
• Другие списки и библиотеки можно настроить в организации на получение почты. За дополнительными сведениями обращайтесь к администратору.
• Нельзя добавить содержимое к спискам узла рабочей области для собраний при помощи отправки электронной почты.

Дополнительные сведения о параметрах электронной почты списка или библиотеки

Прежде чем послать сообщение электронной почты списку или библиотеке, необходимо знать, настроен ли список или библиотека на получение электронной почты, а затем получить адрес у человека, занимавшегося настройкой списка или библиотеки. Выполните следующие действия.

• В зависимости от ситуации почтовый адрес списка или библиотеки может отображаться в адресной книге приложения электронной почты. Если адреса там нет, его нужно получить у человека, занимавшегося настройкой списка или библиотеки. Затем его можно добавить к списку контактов приложения электронной почты, чтобы впоследствии его было легче найти.
• Возможно, владелец узла добавил почтовый адрес списка или библиотеки к ее описанию. Описание отображается непосредственно под названием.
• Если почтовый адрес списка или библиотеки не отображается в описании, для просмотра параметров электронной почты для списка или библиотеки, при наличии разрешения на просмотр этих параметров, можно воспользоваться следующей процедурой.
  1. Если ваш список или библиотека еще не открыты, щелкните имя списка или библиотеки на панели быстрого запуска.

     Если имя вашего списка или вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашего списка или библиотеки.

  2. Выполните одно из следующих действий.
     • В меню Параметры выберите команду Параметры списка или параметры для типа открываемой библиотеки.
     • На узле блога, в группе Ссылки администрирования, щелкните Управление записями для отображения списка записей. В меню Параметры выберите команду Параметры списка.
  3. Если список или библиотека настроена на получение электронной почты, ее адрес появится в группе Сведения о списке, рядом с Адрес электронной почты.
• Группа пользователя также может иметь собственный список рассылки, называемый группой SharePoint (Группа SharePoint. Группа пользователей, которая может быть создана на узле SharePoint для управления разрешениями доступа на узел и обеспечения списка рассылки сообщений электронной почты для пользователей узла. Группа может использоваться многими узлами в одном семействе узлов.), которая позволяет ее участникам посылать почту друг другу. Адрес группы может содержать адреса списков или библиотек, так что при отправке сообщения электронной почты участникам группы SharePoint элементы автоматически добавляются на узел Службы Windows SharePoint Services 3.0. Например, пользователь может отправить в виде вложения договор группе SharePoint своей команды, при этом договор будет также добавлен к библиотеке документов команды пользователя.

  Если адрес группы SharePoint не отображается в адресной книге пользователя, его необходимо получить у владельца узла, а затем добавить к списку контактов, чтобы впоследствии его было легче найти.

 Примечание.    Круг лиц, которым разрешено посылать по электронной почте сообщения в список или библиотеку, может быть ограничен администратором. Например, список или библиотека могут принимать сообщения только от пользователей, являющихся участниками узла, или могут быть установлены дополнительные ограничения. За дополнительными сведениями обращайтесь к владельцу узла или администратору.

Совет.  Если при отправке сообщения электронной почты отдельному пользователю, нужно также добавить это сообщение к списку или библиотеке, можно включить адрес списка или библиотеки в поле Копия сообщения.

Отправка сообщения электронной почты в список или библиотеку

1. В приложении электронной почты подготовьте необходимый элемент к отправке, следуя соответствующим инструкциям:
   • Чтобы отправить элемент обсуждения или разместить элемент в групповом веб-дневнике (weblog), вставьте необходимый текст в тело сообщения.
   • Чтобы отправить элемент календаря, отправьте приглашение на собрание или встречу с помощью приложения электронной почты или приложения управления календарем.
   • Чтобы отправить рисунок, форму или документ, добавьте этот элемент к сообщению в виде вложения.
   • Чтобы отправить обычное сообщение электронной почты или ответить на электронное сообщение, вставьте в окно сообщения необходимый текст так, как это обычно делается при отправке любого сообщения электронной почты.
2. В поле Кому или Копия добавьте адрес списка или библиотеки.

   Если список уже является частью группы SharePoint, можно добавить содержимое к списку или библиотеке, просто отправив сообщение по электронной почте группе SharePoint. За дополнительными сведениями обращайтесь к владельцу узла или администратору.

3. Отправьте сообщение. В большинстве почтовых приложений для этого достаточно нажать кнопку Отправить.