В Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 владельцу узла предоставляется возможность интегрировать входящую почту в свой узел. С помощью этого нового средства группа может собирать сообщения электронной почты в списках и библиотеках SharePoint, чтобы участники группы узла могли архивировать сообщения электронной почты, отправляемые ими другим участникам группы без необходимости открывать узел SharePoint и пересылать на него содержимое, посланное по электронной почте. Все это возможно благодаря тому, что большинству типов списков и библиотек в Службы Windows SharePoint Services 3.0 может быть назначен уникальный адрес электронной почты. Участники группы узла могут добавлять адреса электронной почты этих списков в поле Кому или Копия своих почтовых клиентских приложений при отправке электронной почты либо отправлять электронную почту при помощи списков рассылки, содержащих почтовые адреса этих списков, а также почтовые адреса других участников группы узла.
Поддержка электронной почты включена в центре администрирования на уровне веб-приложения. Если поддержка электронной почты включена на этом уровне, то по умолчанию она также включена на уровне семейства узлов, но на уровне семейства узлов ее может отключить владелец узла верхнего уровня. Все новые узлы, создаваемые в семействе узлов, поддерживающем электронную почту, также поддерживают электронную почту. Будут ли списки для нового дочернего узла поддерживать электронную почту по умолчанию, зависит от параметров, заданных при создании этого дочернего узла. Любой пользователь, обладающий разрешениями на создание списка, может также выбрать адрес электронной почты для этого списка во время создания списка на узле с поддержкой электронной почты.
Примечание.
Как владелец узла верхнего уровня, пользователь может включать или отключать поддержку входящей электронной почты для всего семейства узлов, щелкнув ссылку Электронная почта в группе Администрирование семейства веб-узлов на странице Параметры узла. Если поддержка электронной почты отключена на уровне веб-приложения, ссылка Электронная почта не отображается на странице Параметры узла узла верхнего уровня.
После того, как поддержка входящей электронной почты включена в центре администрирования и на уровне семейства узлов, пользователь может включить и настроить поддержку электронной почты для таких типов списков и библиотек на своих узлах, как библиотеки документов, библиотеки рисунков, библиотеки форм, списки извещений, календарные списки, блоги и доски обсуждений. Обратите внимание, что нельзя добавить содержимое к спискам на узлах рабочих областей для собраний при помощи отправки электронной почты.
В этой статье:
Примеры входящей электронной почты из реальной жизни
Создание нового узла
Обработчики электронной почты
Вопросы безопасности
Маршрутизация электронной почты через другой сервер
Примеры входящей электронной почты из реальной жизни
Для повышения эффективности группы могут применять входящую почту. Вот несколько примеров использования группами входящей электронной почты на узле SharePoint для упрощения и повышения эффективности связи:
Архивация электронной почты группы Присоединившись к новой группе, участник группы узла открывает узел и видит последние обсуждения, содержащие, и непосредственные публикации участников, и содержимое, отправленное на доску обсуждений почтовым клиентом, например Microsoft Office Outlook. Участник группы узла также может определить наиболее важные для группы вопросы и задачи, а также проследовать по соответствующим ссылкам в обсуждениях, чтобы получить полное представление обо всех важных вопросах.
Когда участник группы узла отвечает на сообщение электронной почты и включает в ответ почтовый адрес списка, ответ архивируется на доске обсуждения и связывается с исходным сообщением электронной почты, которое было заархивировано. Подобный подход позволяет участникам группы узла, просматривающим заархивированные данные на узле SharePoint, связывать сведения, относящиеся к определенной цепочке электронной почты.
Создание сообщества Владелец узла создает новый список рассылки для сообщества любителей езды на велосипеде при некой компании. Пользователь открывает домашнюю страницу веб-узла компании и щелкает ссылку сообщества. Пользователь отвечает на вопросы мастера, запрашивающего имя для списка рассылки, описание узла SharePoint сообщества и список начальных участников сообщества. Затем пользователь отправляется на узел нового сообщества.
Создание центра обмена сообщениями Участник группы узла переходит к разделу сообщества веб-портала компании и задает вопрос при помощи поисковой системы портала. Менее чем через секунду приходит ответ на запрос о сообществе любителей езды на велосипеде. Участник группы узла щелкает ссылку, предоставленную в ответе, и попадает на домашнюю страницу веб-узла сообщества. В списке часто задаваемых вопросов содержится перечень велосипедных магазинов. Поскольку ни один из перечисленных магазинов не находится поблизости, участник группы узла посылает сообществу запрос электронной почты о местных велосипедных магазинах. В ответ участник сообщества сообщает сведения о хорошем велосипедном магазине, расположенном поблизости.
Получение или предложение технической поддержки Участник группы узла отправляется на домашнюю страницу, находит раздел технической поддержки и щелкает ссылку для создания нового сообщения электронной почты. После отправления сообщения участник группы узла получает контрольный номер, который может использоваться для отслеживания состояния запроса технической поддержки. Участник группы узла автоматически подписывается на запрос технической поддержки, так что он может быть уведомлен в любой момент о состоянии изменений запроса. Участник группы узла получает быстрый ответ, потому что запрос немедленно направляется нужному специалисту на основании сведений, предоставленных в форме. Обратите внимание, что для того, чтобы полностью реализовать данный сценарий, требуется заказная программа. В Службы Windows SharePoint Services 3.0 не предоставляются автоматические контрольные номера или маршрутизация сообщений на основании содержащихся в форме сведений.
К началу страницыСоздание нового узла
Все новые дочерние узлы, создаваемые в семействе узлов, поддерживающем электронную почту, также автоматически поддерживают электронную почту. Если при создании узла пользователь решил применять существующую группу, то список рассылки родительского узла (если он доступен) будет связан с новым узлом.
Примечание.
Списки рассылки доступны только в том случае, если служба управления каталогами SharePoint Directory Management включена в центре администрирования.
Если при создании узла, вместо того, чтобы использовать имеющуюся группу, пользователь решил создать новую группу, в Службы Windows SharePoint Services 3.0 выполняются следующие действия:
- Если служба управления каталогами SharePoint Directory Management включена в центре администрирования, то у пользователя есть возможность создать список рассылки электронной почты и указать адрес электронной почты для нового списка.
- Все участники узла, которых пользователь добавляет к новой группе, включаются в группу «Участники» на узле группы. Если служба управления каталогами SharePoint Directory Management включена в центре администрирования, то эти участники узла автоматически добавляются к списку рассылки, который синхронизируется с группой «Участники», так что изменения в одном месте автоматически синхронизируются в другом.
- Если служба управления каталогами SharePoint Directory Management включена в центре администрирования, то доска обсуждений узла группы и календарь будут поддерживать электронную почту, и им будут автоматически назначены адреса электронной почты. Эти адреса электронной почты будут автоматически добавлены к списку рассылки группы.
Примечание.
По умолчанию адреса электронной почты для этих двух списков будут иметь следующий вид: адрес_группы.discussions и адрес_группы.calendar.
При включении адресов электронной почты для доски обсуждений и календаря в список рассылки вся электронная почта и приглашения на собрания, посылаемые этому списку рассылки, будут архивироваться на узле группы.
К началу страницыОбработчики электронной почты
В Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 применяются обработчики электронной почты для маршрутизации входящей электронной почты от практически любого почтового клиента к списку на узле SharePoint пользователя. Каждому поддерживающему электронную почту списку ставится в соответствие уникальный адрес электронной почты, и каждый обработчик электронной почты ставится в соответствие с определенным типом списка.
В Службы Windows SharePoint Services 3.0 предоставляется встроенный обработчик электронной почты для списков следующих типов: досок обсуждений, извещений, календарей, библиотек документов, библиотек рисунков, библиотек форм и блогов. При включении поддержки электронной почты для одного из этих типов списков по умолчанию используются обработчики электронной почты, предоставляемые Службы Windows SharePoint Services 3.0. Обработчики электронной почты анализируют входящие сообщения электронной почты, осуществляют отображение полей этих сообщений и, в зависимости от параметров настройки, архивируют эти сообщения и вложения в списке, соответствующем адресу электронной почты, по которому эти сообщения были отправлены.
Из сообщения электронной почты в список отображаются поля отправителя и получателя, поле копии, поле темы, тело сообщения и вложения.
Примечание.
Если пользователя не устраивает работа встроенных обработчиков электронной почты по отображению полей, то вместо обработчиков по умолчанию, можно воспользоваться специальным обработчиком электронной почты, который пишется по заказу разработчиком, и развертывается администратором сервера как обработчик событий.
При включении и настройке поддержки электронной почты для списка владелец узла может выбрать несколько вариантов. Например, можно выбрать, будет ли исходное сообщение электронной почты архивироваться в виде EML-файла, будут ли архивироваться вложения, и будут ли приглашения на собрания архивироваться в настраиваемом списке. Набор доступных вариантов зависит от типа списка.
Вопросы безопасности
При настройке параметров безопасности электронной почты в определенном списке или библиотеке можно разрешить архивировать электронную почту в списке всем пользователям или только пользователям с правом записи в список. Архивирование электронной почты всех отправителей позволяет писать в список или библиотеку всем (включая пользователей, подлинность которых не подтверждена). Такой вариант связан с потенциальной угрозой безопасности, поэтому перед принятием решения следует тщательно все обдумать.
К началу страницыМаршрутизация электронной почты через другой сервер
Адрес сервера входящей электронной почты настраивается в центре администрирования, но иногда полезно знать, направляется ли входящая электронная почта через другой почтовый сервер, или она посылается напрямую на сервер пользователя, на котором работает Службы Windows SharePoint Services 3.0. В случае сомнений обращайтесь к системному администратору.
Основными преимуществами маршрутизации электронной почты через другой почтовый сервер, например Microsoft Exchange Server, являются:
Проверка подлинности пользователя Служба SMTP не может подтвердить подлинность пользователя, посылающего электронную почту на узел, но это может сделать сервер Exchange. С помощью центра администрирования администратор сервера может установить режим, позволяющий принимать электронную почту только у пользователей, подлинность которых подтверждена, только если электронная почта посылается через сервер Exchange.
Фильтрация нежелательной почты Серверы Exchange предоставляют возможность фильтрации нежелательной почты, удаляя сообщения электронной почты с рекламными объявлениями до того, как почта будет переправлена адресату; в этом случае на сервере запущена Службы Windows SharePoint Services 3.0. Другой метод, позволяющий снизить количество нежелательной почты, заключается в том, чтобы разрешать архивировать электронную почту только участникам группы узла в списках, в которых им предоставлено право записи.
Защита от вирусов Серверы Exchange предоставляют защиту от вирусов для электронной почты, направляемой через сервер Exchange.
К началу страницы