Показать все

Скрыть все

Список — это набор сведений, совместно используемый пользователем и участниками его группы. Например, можно создать лист регистрации участников некоторого события или отслеживать события группы в календаре.

Основные сведения

Способы работы со списками

Типы списков

Обзор

Когда пользователь создает узел Microsoft Windows SharePoint Services, для него создаются списки нескольких типов. Эти списки по умолчанию включают, например, доску обсуждений и календарный список.

Эти списки можно настроить или добавить к ним элементы, создать дополнительные списки на основе уже доступных шаблонов, а также создать настраиваемые списки с параметрами и столбцами по выбору.

Список можно просматривать различными способами. Например, на одной странице можно предоставить представление всех задач, а на другой странице — только тех задач, которые должны быть выполнены сегодня. Кроме того, для организации элементов списка можно использовать папки. Например, на домашней странице можно отобразить только текущие события из календаря, а на другой странице создать визуальное представление в виде настенного календаря. 

Если необходимо использовать данные электронной таблицы в списке на узле Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, импортировав электронную таблицу, можно создать новый список, включающий столбцы и данные.

Если установлено приложение баз данных, совместимое с Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, например Microsoft Office Access 2007, и обозреватель поддерживает элементы управления ActiveX, в этом случае можно интегрировать данные списка с инструментальными средствами базы данных, такими как запросы, операции соединения и отчеты.

Списки также могут отображаться в веб-частях (Веб-часть. Модульный элемент информации, состоящий из строки названия, рамки и содержимого. Веб-части являются основными блоками, из которых создается страница веб-частей.) на страницах узла. Веб-части представляют собой строительные блоки веб-узла, с помощью которых можно добавлять элементы на страницу веб-части непосредственно со списка. Можно также открыть список напрямую и работать с ним. Например, на новой домашней странице в веб-части по умолчанию отображается список Извещения, но всегда можно щелкнуть заголовок списка, чтобы открыть его и работать с ним на его собственной странице.

Способы работы со списками

Ниже описаны некоторые способы работы со списками, которые можно применять для управления данными для группы пользователя:

• Отслеживание версий и ведение подробного журнала  Пользователь может отслеживать версии элементов списка, чтобы видеть, какие элементы изменились от одной версии к другой, а также кто внес изменения в элементы списка. Если в более новой версии допускается ошибка, можно восстановить предыдущую версию элемента. Ведение журнала списка особенно важно, если организации необходимо отслеживать процесс развития списка.

  

• Требование утверждения  Можно указать необходимость утверждения элемента списка перед тем, как его смогут просматривать все пользователи. Можно также указать, что элементы остаются в состоянии ожидания утверждения до тех пор, пока они не будут утверждены или отклонены пользователем, обладающим соответствующим разрешением. Можно управлять тем, какие группы пользователей могут просматривать элемент списка до его утверждения.
• Интеграция электронной почты со списком  Если на узле включена поддержка входящей или исходящей почты, списки могут использовать преимущества возможностей электронной почты. Некоторые списки, например календари, можно настроить таким образом, чтобы пользователи могли добавлять к ним содержимое, отправляя его по электронной почте. Другие списки, например, списки задач, можно настроить на отправку электронной почты пользователям, когда им назначаются элементы. Организация может настроить получение электронной почты для списков других типов.
• Настройка разрешений  Можно указать, могут ли участники списка читать и изменять только созданные ими элементы или все элементы списка. Пользователи, обладающие разрешениями на управление списком, могут читать и изменять все элементы списка. Для отдельного элемента списка можно также указать отдельный уровень разрешений, например, если данный элемент содержит секретные сведения.
• Создание представлений и управление ими  Группа пользователя может создать различные представления одного и того же списка. Содержимое самого списка не изменяется, но файлы организуются или фильтруются для облегчения поиска пользователями наиболее важных или интересных данных в зависимости от их нужд.
• Использование формул и вычисленных значений  С помощью формул и вычисленных значений можно динамически генерировать данные в столбцах списка. В эти операции могут включаться как сведения из других столбцов списка, так и системные функции, такие как функция [Сегодня] — для указания текущей даты. Например, можно указать дату завершения работ по умолчанию через семь дней после текущей даты.
• Поддержание осведомленности об изменениях  Списки и представления в Службы Windows SharePoint Services 3.0 используют технологию RSS, так что участники рабочей группы могут получать обновления автоматически. С помощью технологии RSS пользователи могут получать и просматривать обновления или RSS-сводки новостей и прочих сведений с единого узла. Возможно создание рассылаемых по электронной почте оповещений при изменении списков или при добавлении новых элементов. Оповещения являются удобным средством отслеживания важных изменений.
• Совместное использование данных списка приложением базы данных  Если установлено приложение базы данных, совместимое с Службы Windows SharePoint Services 3.0, например, Microsoft Office Access 2007, данные с узла можно экспортировать и импортировать их на узел, а также связать таблицу базы данных со списком SharePoint. Во время работы с данными из списка в базе данных эти данные можно анализировать, как и любые другие, например, с помощью запросов, операций объединения и отчетов.
• Необходимо согласованно использовать списки на веб-узлах.   Если ваша группа работает с несколькими типами списков, обеспечить их согласованность помогут типы содержимого (Тип содержимого. Многократно используемая группа параметров для категории содержимого. Следует согласованно использовать типы содержимого для управления метаданными, шаблонами и действиями элементов и документов. Типы содержимого определяются на уровне узлов и используются в списках и библиотеках.), столбцы узла и шаблоны. Эти функции обеспечивают эффективное многократное использование параметров настройки и структуры списка. Например, можно создать тип содержимого для обращения в службу поддержки с указанием определенных столбцов (например, контактного лица заказчика) и бизнес-процессов для данного типа содержимого. Другой пример заключается в создании столбца узла для названий отделов с раскрывающимся списком отделов. Этот столбец можно использовать в нескольких списках, чтобы в каждом из них названия отделов отображались одинаково.

  Ссылки на дополнительные сведения о типах содержимого, столбцах узла и шаблонах списков см. в разделе См. также.

• Работа с элементами списка при помощи приложения электронной почты  При помощи приложения электронной почты, совместимого с Службы Windows SharePoint Services 3.0, можно взять важные данные из списка с собой. Например, с помощью Microsoft Office Outlook 2007 можно просматривать и обновлять задания, контакты, а также доски обсуждений на узле.

Типы списков

Используемый тип списка зависит от вида информации, которой необходимо обмениваться.

• Объявления.   Список объявлений используется для сообщения новостей и сведений о состоянии, а также для предоставления напоминаний. В объявлениях поддерживаются расширенные возможности форматирования с использованием изображений, гиперссылок и форматированного текста.
• Контакты.   Список контактов используется для хранения информации о лицах и группах лиц, с которыми вы работаете. При использовании программы электронной почты или управления контактами, совместимой с Службы Windows SharePoint Services 3.0, можно просматривать и обновлять сведения о контактах с узла SharePoint с использованием этой программы. Например, можно обновлять список поставщиков организации из программы Office Outlook 2007. Список контактов в действительности не предназначен для управления членами узла, но может использоваться для хранения и совместного использования сведений о контактах для вашей организации, например списка внешних поставщиков.
• Доски обсуждений.   Доска обсуждений используется в качестве центрального пункта для записи и хранения обсуждений группы в формате, аналогичном формату групп новостей. Если администратор узла разрешил получение списками сообщений электронной почты, на досках обсуждений можно хранить обсуждения по электронной почте из наиболее распространенных почтовых программ. Например, можно создать доску обсуждений для нового продукта, выпускаемого компанией. Если используется программа электронной почты, совместимая с Службы Windows SharePoint Services 3.0, можно просматривать и обновлять материалы на доске обсуждений, работая в этой почтовой программе.
• Ссылки.   Список ссылок используется в качестве централизованного пункта хранения ссылок на веб-узлы, интрасеть компании и другие ресурсы. Например, можно было бы создать список ссылок на веб-узлы заказчиков.
• Календарь.   Календарь используется для отслеживания всех событий, связанных с группой, или особых ситуаций, например корпоративных праздников. В календаре реализованы наглядные представления всех событий, связанных с группой, включая собрания, общественные мероприятия и события на целый день, аналогично тому, как они представлены в настольном или настенном календаре. Можно отслеживать важные для группы даты, например сроки выполнения заданий или даты выпуска продуктов, которые не связаны с определенным интервалом времени. Если используется почтовая программа или программа работы с календарем, совместимая с Службы Windows SharePoint Services 3.0, можно просматривать и обновлять календарь с узла SharePoint, работая в этой программе. Например, можно сравнивать и сопоставлять календарь на узле SharePoint с датами, заданными в календаре Office Outlook 2007, просматривая оба календаря рядом или накладывая их друг на друга в Office Outlook 2007.
• Задачи.   Список задач используется для отслеживания сведений о проектах и других событий, связанных с задачами вашей группы. Можно назначать задачи сотрудникам, а также отслеживать состояние и процент выполнения задач. Если используется почтовая программа или программа управления задачами, совместимая с Службы Windows SharePoint Services 3.0, можно просматривать и обновлять задачи с узла SharePoint в этой программе. Например, можно создать список задач для процесса составления бюджета организации, а затем просматривать и обновлять его в программе Office Outlook 2007 наряду с другими задачами.
• Задачи проекта.   Для хранения сведений, аналогичных данным, хранящимся в списке задач, но с реализацией наглядного представления или представления в виде диаграммы Ганта с отрезками хода выполнения используется список задач проекта. Можно отслеживать состояние и процент завершения в ходе выполнения задачи. Если используется почтовая программа или программа управления задачами, совместимая с Службы Windows SharePoint Services 3.0, можно просматривать и обновлять задачи проекта с узла SharePoint в этой программе. Например, можно создать список задач на веб-узле SharePoint для определения и назначения работ по созданию учебного пособия. Затем можно отслеживать ход выполнения из программы Office Outlook 2007.
• Отслеживание вопросов.   Список отслеживания вопросов используется для хранения информации об особых вопросах, например обращениях в службу поддержки, и отслеживания хода их разрешения. Можно назначать вопросы, распределять их по категориям, устанавливать их взаимосвязь. Например, можно создать список отслеживания вопросов для управления проблемами, с которыми пользователи обращаются в службу поддержки, и их решениями. Кроме того, при внесении изменений можно добавлять к вопросам комментарии, создавая журнал комментариев вместо изменения исходного описания вопроса. Например, сотрудник службы поддержки может записывать каждое действие, предпринятое для устранения неполадки, и его результаты.
• Опрос.   Чтобы собрать и скомпилировать ответы, например на викторину или опрос сотрудников об удовлетворенности условиями труда, используется опрос. Можно сформулировать вопросы и ответы несколькими различными способами и просмотреть обзор полученных ответов. Если на вашем компьютере установлена программа работы с электронными таблицами или базами данных, совместимая с Службы Windows SharePoint Services 3.0 или Windows SharePoint Services 2.0, можно экспортировать результаты для дальнейшего анализа.
• Настраиваемый.   Настроить можно любой список, однако можно начать с настраиваемого списка, а затем настраивать только заданные вами параметры. Можно также создать список на основе таблицы, если имеется программа работы с электронными таблицами, совместимая с Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 или Windows SharePoint Services 2.0, веб-обозреватель Windows Internet Explorer и операционная система Microsoft Windows. Например, можно импортировать список из программы Microsoft Office Excel 2007, который был создан для хранения сведений о контрактах с поставщиками и управления ими.