Извлечение файлов позволяет избежать ситуации, когда несколько пользователей одновременно вносят изменения в один и тот же файл, что приводит к путанице и конфликтам.
Если при создании или добавлении нового файла в библиотеку требуется извлечение файла, то он сначала извлекается. Пользователь, создающий или добавляющий файл, должен вернуть его перед публикацией. Извлечение также требуется для обновления информации о файле — заголовка или срока действия файла.
Если требуется извлечение, то оно происходит автоматически, когда файл открывается для редактирования. Команды редактирования оповещают пользователя об извлечении файла. Например, если в контекстном меню выбрать команду Изменить в приложении, то отобразится сообщение, что файл извлекается.
Когда файл извлекается из некоторых программ, которые совместимы с Службы Windows SharePoint Services 3.0, с этим файлом можно работать на жестком диске, даже если нет подключения к сети. Копия хранится в папке черновиков, которая по умолчанию является папкой «Черновики» SharePoint в папке «Мои документы». Однако в некоторых клиентских программах это местоположение можно изменить. Во многих случаях работать с файлами на жестком диске бывает быстрее, чем работать с файлами на сервере. Кроме того, работу можно продолжать, находясь вне офиса.
Когда файл извлечен, никто не может вносить в него изменения, кроме пользователя, который извлек этот файл. Значок файла в библиотеке изменяется, чтобы показать, что данный файл извлечен 
. Если подвести указатель мыши к значку извлеченного файла, в подсказке отобразится имя пользователя, который извлек этот файл. Изменения, вносимые в файл, когда он извлечен, не отображаются для других пользователей до тех пор, пока файл не возвращен. Это не зависит то того, работает ли пользователь с файлом на жестком диске или на сервере.
При возвращении файла пользователю предлагается добавить комментарии о внесенных изменениях. Если библиотека отслеживает версии, комментарии становятся частью журнала версий. Если отслеживаются и основные версии (Основная версия. Пронумерованная копия файла, который был значительно изменен с момента создания предыдущей основной версии. Каждая основная версия определяется целым числом (1, 2, 3, ...), чтобы показать, что она публикуется для просмотра для большой группы в организации.), и промежуточные версии (Промежуточная версия. Пронумерованная с использованием десятичных знаков (0.1, 0.2, 1.1, ...) копия файла, которая находится на стадии изменения или была незначительно изменена с момента создания предыдущей версии. Обычно промежуточная версия не публикуется для просмотра для большой группы в организации.), предлагается выбрать тип возвращаемой версии. Ссылки на дополнительные сведения об управлении версиями см. в разделе См. также.
Чтобы настроить список на требование извлечения файлов, необходимо иметь разрешение на управление списком или библиотекой.
- Если библиотека еще не открыта, щелкните ее имя на панели быстрого запуска.
Если имя библиотеки не отображается, щелкните Просмотреть все содержимое узла и затем щелкните имя библиотеки.
- В меню Параметры
выберите параметры для типа библиотеки, которую вы открываете.Например, в библиотеке документов щелкните Параметры библиотеки документов.
- В группе Общие параметры щелкните Параметры версии.
- В разделе Требовать извлечение в группе Требуется извлекать документы, прежде чем их изменять щелкните Да.
- Щелкните ОК.