Показать все

Скрыть все

При отслеживании версий файлов или элементов списков каждая версия нумеруется и сохраняется как часть журнала версий. Сотрудники организации могут просматривать журнал версий и при необходимости восстанавливать более ранние версии. Можно настроить несколько параметров, влияющих на управление версиями, включая количество и тип сохраняемых версий. Можно также настроить параметры управления версиями, такие как требование утверждения содержимого или извлечения файлов.

Обзор

Управление количеством сохраняемых версий

Включение управления версиями

Требование утверждения содержимого в списке или библиотеке

Требование извлечения файлов в библиотеке

Обзор

Управление версиями в списках и библиотеках позволяет отслеживать данные и управлять ими по мере их развития, а также просматривать и восстанавливать при необходимости предыдущие версии. В списках все версии отслеживаются тем же образом. В библиотеках можно указать, следует ли отслеживать все версии одинаковым способом, или указать, что одни версии являются основными (Основная версия. Пронумерованная копия файла, который был значительно изменен с момента создания предыдущей основной версии. Каждая основная версия определяется целым числом (1, 2, 3, ...), чтобы показать, что она публикуется для просмотра для большой группы в организации.), например те, в которых к руководству добавлена новая глава, а другие являются вспомогательными (Промежуточная версия. Пронумерованная с использованием десятичных знаков (0.1, 0.2, 1.1, ...) копия файла, которая находится на стадии изменения или была незначительно изменена с момента создания предыдущей версии. Обычно промежуточная версия не публикуется для просмотра для большой группы в организации.), например те, в которых исправлены грамматические ошибки.

Для упрощения управления дисковым пространством можно указать количество хранимых версий. Ограничение числа версий может помочь управлять дисковым пространством сервера, а также не допустить увеличения журнала версий до размеров, при которых им будет затруднительно пользоваться. Пользователи могут перезаписывать предыдущие вспомогательные версии новыми версиями, если они не хотят загромождать журнал большим количеством файлов с незначительными изменениями.

Управление основными и вспомогательными версиями

Если ваша организация обычно производит множество черновых файлов, может быть удобно отслеживание как основных, так и вспомогательных версий. Сотрудники организации могут устанавливать различные уровни произведенных ими изменений и извещать друг друга о том, что файл достиг состояния, при котором желательно ознакомление с ним других сотрудников. Например, когда отдел разрабатывает руководство, удобно назначить версию основной, когда к руководству добавлен новый раздел, и вспомогательной при составлении содержания.

Отслеживание версий обоих типов также помогает сделать журнал версий более удобным. Например, основная версия представляет определенную веху в ходе разработки файла — к примеру, файл был представлен на рецензию или разослан другим сотрудникам. Вспомогательная версия — это, как правило, рутинный прирост, например версия, сохраняемая пользователем во время работы над содержимым, или версия, в которой могут быть исправлены некоторые незначительные ошибки.

При отслеживании основных и вспомогательных версий по умолчанию версия сохраняется как вспомогательная, если только пользователь не назначит ее основной. Когда кто-либо сохраняет файл и закрывает его, он сохраняется как вспомогательная версия. Чтобы файл стал основной версией, его нужно опубликовать. Если автор извлекает файл и возвращает его обратно, автору предлагается вернуть его как основную версию или как вспомогательную.

Когда управление версиями настраивается во время создания списка или библиотеки, по умолчанию включено простое управление версиями и у пользователя нет выбора основной или вспомогательной версии. Однако можно указать дополнительные параметры позднее с помощью процедуры, описанной в этой статье.

Другие параметры, влияющие на управление версиями

Можно настроить другие параметры, влияющие на управление версиями. В списках или библиотеках можно потребовать, чтобы содержимое было утверждено — этот параметр иногда называют модерированием содержимого. В библиотеках можно потребовать извлечения файлов, что помогает избежать конфликтов при изменении одного файла несколькими пользователями, кроме того, при этом пользователям предлагается ввести примечание о файле при его возврате.

Утверждение содержимого

Когда требуется утверждение содержимого, элемент списка или файл остается черновиком или в состоянии ожидания, пока он не будет утвержден или отклонен пользователем, обладающим соответствующими разрешениями. В случае утверждения элементу или файлу назначается статус Утвержден в списке или библиотеке и его могут видеть все пользователи с разрешением на просмотр списка или библиотеки. Если элемент или файл отклоняется, то он остается в состоянии ожидания, и его видят только пользователи с разрешением просматривать черновики.

При включении управления основными и вспомогательными версиями, требующими утверждения содержимого, можно также добавить рабочий поток, если он создан. Рабочий поток управляет продвижением файлов через деловые процессы, например обзор или утверждение. Для управления процессом утверждения при возврате основных версий можно использовать рабочий поток.

По умолчанию ожидающий утверждения элемент или файл отображается только для создавшего его пользователя и пользователей с разрешениями на управление списками, но можно также указать другие группы и пользователей, которые могут просматривать этот элемент или файл. Если библиотека настроена на запись основных и вспомогательных версий, пользователь, изменяющий файл, сначала должен опубликовать основную версию файла.

Требование извлечения

Требование извлечения файлов может помочь группе получить максимальную пользу от управления версий, т. к. пользователи явным образом указывают, когда следует создать версию. Версия создается только в случае, когда кто-либо извлекает файл, изменяет его и возвращает обратно. Когда извлечение не требуется, версия создается, когда кто-либо сначала сохраняет файл и эта версия обновляется, когда пользователь закрывает его. Если затем этот файл открывается и сохраняется снова, создается другая версия. В некоторых ситуациях создание нескольких версий может быть нежелательно, например в случае, если нужно временно закрыть файл, чтобы посетить собрание.

При требовании извлечения файлов пользователи не могут добавлять и изменять файлы, а также изменять свойства файлов без предварительного извлечения файла. Когда пользователь возвращает файл, ему предлагается предоставить комментарии о произведенных им изменениях, что помогает сделать журнал версий более удобным.

Определение пользователей, которые могут просматривать черновые элементы

Можно указать круг пользователей, которые могут просматривать черновые файлы и элементы списков. Черновые документы создаются в двух следующих ситуациях:

• когда вспомогательная версия файла создается или обновляется в библиотеке, отслеживающей основные и вспомогательные версии;
• когда элемент списка или файл создан, но еще не утвержден в списке или библиотеке, в которой требуется утверждение содержимого.

При отслеживании основных и вспомогательных версий можно указать, должны ли пользователи обладать разрешением на изменение файлов для просмотра и чтения вспомогательных версий. При применении этого параметра пользователи с разрешением на изменение файлов могут работать с файлом, но пользователи, обладающие только разрешением на чтение файла, не могут просматривать вспомогательные версии. Например, может быть нежелательно, чтобы все пользователи, у которых есть доступ к библиотеке, просматривали комментарии или исправления, пока файл редактируется. Если отслеживаются основные и вспомогательные версии, а основная версия еще никем не опубликована, файл невидим для пользователей, у которых нет разрешения на просмотр черновых элементов.

Когда требуется утверждение содержимого, можно разрешить просматривать ожидающие утверждения файлы пользователям, обладающим правом чтения или исправления, либо разрешить просматривать эти файлы только автору и пользователям, обладающим правом утверждения элементов. Если отслеживаются как основные, так и вспомогательных версии, автор должен опубликовать основную версию, прежде чем файл будет передан на утверждение. Когда требуется утверждение содержимого, пользователи, обладающие разрешением на чтение содержимого, но не разрешением на просмотр черновых элементов, смогут просматривать последнюю утвержденную или основную версию файла.

Разрешения списка или библиотеки

Списки и библиотеки обладают разрешениями, касающимися управления версиями и извлечением, которые различаются в зависимости от уровней разрешений, применяемых к пользователю или группе. Пользователь, который может изменять уровни разрешений, может настраивать эти разрешения по-разному или создать новую группу с настраиваемыми уровнями разрешений.

Эти разрешения обеспечивают гибкость в управлении библиотекой. Например, можно предоставить какому-либо пользователю возможность удалять версии файла, не разрешая удалять сам файл. Разрешение Удаление версий отличается от разрешения Удаление элементов, таким образом, можно предоставить настраиваемый уровень контроля. Ссылки на дополнительные сведения о разрешениях и настройке уровней разрешений см. в разделе См. также.

В следующей таблице показаны разрешения, относящиеся к управлению версиями и извлечению, а также разрешения по умолчанию, к которым они применяются.

Управление количеством сохраняемых версий

Можно ограничить количество версий элементов списка или файлов, сохраняемых в списке или библиотеке, что может помочь сэкономить дисковое пространство сервера. Если группа пользователей создает большое количество версий, ограничение числа версий может помочь группе управлять предыдущими версиями. Например, если группа хранит большое количество версий, накопленных за несколько месяцев или лет, найти нужную версию в журнале версий может быть непросто. Если группе необходимо просматривать или сохранять все свои предыдущие версии, то либо не ограничивайте количество сохраняемых версий, либо установите для количества сохраняемых версий очень большое число.

Если в библиотеке отслеживаются основные и вспомогательные версии, можно выбрать количество сохраняемых файлов основных версий, а также количество основных версий, для которых нужно хранить вспомогательные версии. По умолчанию у каждой основной версии может быть до 511 черновых (вспомогательных) версий.

В зависимости от методов работы группы ей могут понадобиться более новые вспомогательные версии, например недавно исправленные версии. Со временем потребность в более старых вспомогательных версиях может снижаться. Как правило, основная версия представляет определенную веху в ходе разработки файла, например файл, представленный на рецензию или разосланный другим сотрудникам, тогда как вспомогательная версия — это незаконченная работа, которую еще рано показывать всем участникам узла.

Если количество основных версий в списке или библиотеке ограничено, при достижении предела самые старые версии удаляются. Например, если сохраняются только 20 версий, а группа создает 25 версий, то храниться будут только версии с 6-й по 25-ю. Если создается еще одна версия, то храниться будут версии с 7-й по 26-ю. Если количество версий в списке или библиотеке ограничено, необходимо убедиться, что создающим новые версии пользователям известно о том, что старые версии будут удаляться при достижении предельного количества версий.

Важно.  Если в организации ограничивается число хранимых версий, самые старые версии безвозвратно удаляются, когда число версий превышает заданное. Удаленные версии не отправляются в корзину.

В библиотеке, ограничивающей количество основных версий, для которых в ней сохраняются вспомогательные версии, вспомогательные версии для предыдущих основных версий удаляются при достижении предельного количества версий. Например, если хранятся черновые варианты только для 10 основных версий, а группа создает 15 основных версий, для более ранних версий будут храниться только основные версии. Вспомогательные версии, связанные с пятью самыми старыми основными версиями, например 1.2 или 2.3, удаляются, тогда как основные версии — 1, 2 и т. д. — хранятся, если только в библиотеке не установлено также ограничение и на основные версии.  

Включение управления версиями

1. Если ваш список или библиотека еще не открыты, щелкните имя списка или библиотеки на панели быстрого запуска.

   Если имя вашего списка или вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашего списка или библиотеки.

2. В меню Параметры выберите команду Параметры списка или выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.

   Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.

3. В группе Общие параметры щелкните Параметры управления версиями.
4. Выполните одно из следующих действий.
   • Чтобы указать, что для элементов списков должны сохраняться версии, щелкните Создавать версию при каждом изменении элемента в этом списке в разделе Элемент: журнал версий.
   • Чтобы указать, что для файлов должны храниться только версии одного типа, щелкните Создание основных версий в разделе Документ: журнал версий.
   • Чтобы указать, что для файлов должны храниться как основные, так и вспомогательные версии, щелкните Создание основных и вспомогательных (черновых) версий в разделе Документ: журнал версий.
5. Можно указать количество сохраняемых версий элементов или файлов. Выполните одно из следующих действий в разделе Элемент: журнал версий или Документ: журнал версий.
   • Чтобы указать количество сохраняемых версий элементов списка, установите флажок Хранить следующее число версий, а затем введите количество версий, которые нужно хранить.
   • Чтобы указать количество сохраняемых основных версий файлов, установите флажок Хранить следующее число основных версий, а затем введите количество основных версий, которые нужно хранить.
   • Чтобы указать количество основных версий, для которых хранятся черновые версии, установите флажок Хранить черновики для следующего числа основных версий, а затем введите количество основных версий, для которых нужно хранить черновые (вспомогательные) версии.
6. Нажмите кнопку ОК.

Требование утверждения содержимого списка или библиотеки

Задав список (Список. Компонент веб-узла, хранящий и отображающий сведения, которые могут быть добавлены пользователями с помощью обозревателей. Для использования этого компонента необходим веб-сервер, на котором выполняется программное обеспечение Windows SharePoint Services.) или библиотеку (Библиотека. Местоположение на узле SharePoint, где происходит управление набором файлов. Библиотека может отображать сведения о каждом файле, в том числе определенные пользователем свойства.), можно требовать утверждения элементов или файлов — или изменений, внесенных в эти элементы или файлы — отправляемых в список или библиотеку.

Когда применяется этот параметр утверждения содержимого, элемент или файл, подвергшийся изменениям, остается в отложенном состоянии до тех пор, пока он не будет утвержден или отклонен кем-либо, имеющим разрешение на его утверждение. Если элемент или файл утвержден, ему назначается состояние Утверждено в списке или библиотеке и он показывается всем, кто имеет разрешение на просмотр списка или библиотеки. Если элемент или файл отклонен, он остается в отложенном состоянии и отображается для пользователей, имеющих разрешение на просмотр черновиков.

По умолчанию отложенный элемент или файл видим только для автора, создавшего его, и для лиц, имеющих разрешение на управление списками, однако можно указать, могут ли другие группы пользователей просматривать этот элемент или файл.

1. Если ваш список или библиотека еще не открыты, щелкните имя списка или библиотеки на панели быстрого запуска.

   Если имя вашего списка или вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашего списка или библиотеки.

2. В меню Параметры выберите команду Параметры списка или выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.

   Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.

3. В группе Общие параметры щелкните Параметры управления версиями.
4. В разделе Утверждение содержимого в группе Требовать утверждения содержимого отправленных элементов? выберите вариант Да.
5. Нажмите кнопку ОК.

Требование извлечения файлов из библиотеки

Когда файл извлекается из некоторых программ, которые совместимы с Службы Windows SharePoint Services 3.0, с этим файлом можно работать на жестком диске, даже если нет подключения к сети. Копия хранится в папке черновиков, которая по умолчанию является папкой «Черновики» SharePoint в папке «Мои документы». Однако в некоторых клиентских программах это местоположение можно изменить. Во многих случаях работать с файлами на жестком диске бывает быстрее, чем работать с файлами на сервере. Кроме того, работу можно продолжать, находясь вне офиса.

Когда файл извлечен, никто не может вносить в него изменения, кроме пользователя, который извлек этот файл. Значок файла в библиотеке изменяется, чтобы показать, что данный файл извлечен . Если подвести указатель мыши к значку извлеченного файла, в подсказке отобразится имя пользователя, который извлек этот файл. Изменения, вносимые в файл, когда он извлечен, не отображаются для других пользователей до тех пор, пока файл не возвращен. Это не зависит то того, работает ли пользователь с файлом на жестком диске или на сервере.

Когда пользователь щелкает файл, ему предлагается ввести примечания о внесенных изменениях. Если библиотека сохраняет версии, примечания становятся частью журнала версий. Если отслеживаются версии обоих типов, пользователю предлагается выбрать тип версии для возвращаемого файла. Ссылки на дополнительные сведения об управлении версиями см. в разделе См. также.

1. Если библиотека еще не открыта, щелкните ее имя на панели быстрого запуска.

   Если имя библиотеки не отображается, щелкните Просмотреть все содержимое узла и затем щелкните имя библиотеки.

2. В меню Параметры выберите параметры для типа библиотеки, которую вы открываете.

   Например, в библиотеке документов щелкните Параметры библиотеки документов.

3. В группе Общие параметры щелкните Параметры версии.
4. В разделе Требовать извлечение в группе Требуется извлекать документы, прежде чем их изменять щелкните Да.
5. Щелкните ОК.